Cách viết một email xin lỗi

Ngày đăng: 10/30/2020 2:16:09 PM - Tổng hợp - Toàn Quốc - 6
Chi tiết [Mã tin: 3108237] - Cập nhật: 44 phút trước

 Cách viết một email xin lỗi

Nhận lỗi cho một điều gì đó không phải là dễ dàng. Bản chất con người là muốn tự vệ khi bạn gặp rắc rối. Nhưng như câu nói: “Lỗi được thú nhận là đã được khắc phục một nửa”, và điều này cũng đúng trong thế giới doanh nghiệp. Phần mềm gửi email marketing http://phanmemmarketing.vn/phan-mem-email/

Khi sai lầm không thể tránh khỏi, bạn cần phải sở hữu nó và xin lỗi, giảm thiểu những phản hồi tiêu cực từ khách hàng của bạn. Nhưng một câu "Tôi xin lỗi" đơn giản có thể là không đủ. Đó là lý do tại sao chúng tôi biên soạn danh sách các yếu tố cần thiết này sẽ giúp email xin lỗi của bạn hiệu quả hơn: 

1. Bày tỏ lời xin lỗi chân thành nhất

Đây có thể là một điều hiển nhiên, vì đó là lý do chính khiến bạn gửi email xin lỗi ngay từ đầu. 

Nhưng bộc lộ chân thành không phải là điều dễ dàng. Nếu bạn tỏ ra phòng thủ hoặc bắt đầu đánh đập xung quanh bằng cách cố gắng tìm lý do, lời xin lỗi của bạn sẽ cảm thấy giả tạo và gượng ép.

Thay vì tận dụng, bạn sẽ cản trở mối quan hệ với khách hàng của mình nhiều hơn. 

2. Sở hữu sai lầm

Đây có thể là phần khó nhất trong email xin lỗi của bạn. Sở hữu những sai lầm của bạn và thừa nhận bạn đã sai có thể làm tổn thương cái tôi của bạn nhiều hơn một chút.

Nhưng hãy nhớ, bạn có cơ hội để đổi lấy chính mình ở đây. Chịu trách nhiệm về lỗi của mình, dù lớn hay nhỏ, sẽ giúp bạn trở nên tốt đẹp hơn trong mắt người nhận. 

3. Giải thích điều gì đã xảy ra

Bước tiếp theo của bạn sẽ là giải thích cho khách hàng hiểu điều gì đã xảy ra. Làm cho khách hàng của bạn hiểu hành động của bạn đã làm họ sai như thế nào là một chiến lược hiệu quả trong việc xoa dịu họ. Nó cho thấy sự đồng cảm và chủ động từ phía bạn rằng bạn đã thực sự điều tra những gì đã xảy ra.

Hãy nhớ điểm thứ hai của chúng tôi: đừng cố gắng làm lệch hướng đổ lỗi và đừng đánh mất vai trò của bạn trong toàn bộ thử thách.

4. Thừa nhận mục tiêu của khách hàng

Hầu hết mọi người đều hiểu rằng đôi khi mọi thứ có thể sai. Rốt cuộc, họ rất có thể đã ở vị trí của bạn trước đây.

Nhưng khách hàng có mục tiêu riêng và họ đang sử dụng các sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty bạn để tiếp cận họ.

Nếu những sai lầm của bạn ngăn cản họ làm như vậy, việc thừa nhận bạn đã làm chậm tiến độ của họ như thế nào sẽ cho thấy rằng bạn thành thật trong lời xin lỗi vì bạn hiểu mức độ lỗi của mình và quan điểm của họ về lỗi đó. 

5. Trình bày kế hoạch hành động

Nếu bạn làm nổi bật vấn đề, điều hợp lý là bạn cần đưa ra giải pháp cho nó. 

Có kế hoạch rõ ràng về những bước tiếp theo của bạn để hoàn tác bất kỳ hành vi sai trái nào và chia sẻ nó với khách hàng của bạn.

Làm như vậy, bạn tạo ra cảm giác tin tưởng bằng cách thể hiện sự minh bạch về cách bạn dự định giải quyết vấn đề. Ngoài ra, bạn còn trấn an họ rằng bạn sẽ luôn cập nhật mọi thứ trong tương lai và bạn có thể tiếp tục sau khi học được một bài học quý giá. Cố gắng bày tỏ rằng sai lầm này của bạn cuối cùng sẽ giúp bạn xây dựng trải nghiệm kinh doanh tốt hơn cho khách hàng của mình.

6. Cầu xin sự tha thứ

Thể hiện một số trái tim và sự tổn thương có thể đi một chặng đường dài. Nó nhân bản hóa doanh nghiệp của bạn trong mắt khách hàng và khiến họ liên hệ với nó một cách tự nhiên hơn. Yêu cầu sự tha thứ là một cách tốt để nhấn mạnh rằng bạn thực sự đứng đằng sau lời xin lỗi của mình.

Hãy nhớ rằng việc xin lỗi quá mức có thể dẫn đến các yêu cầu khiếu nại hoặc hoàn tiền thêm vì điều đó có thể khiến bạn nghi ngờ về khả năng của mình.

7. Đừng coi đó là cá nhân

Những lời phàn nàn của khách hàng có thể gây tổn hại và thất bại trong kinh doanh do lỗi của con người đôi khi có thể đè nặng lên vai bạn. Hãy nhớ rằng phạm sai lầm là do con người và đó là một phần tự nhiên của hoạt động kinh doanh.

Chỉ cần cố gắng không tạo thói quen và suy nghĩ thấu đáo qua email xin lỗi của bạn để giảm thiểu thiệt hại tốt nhất có thể. 

8. Cung cấp cho khách hàng những phản hồi của khách hàng

Phần này trong email của bạn rất quan trọng khi cố gắng duy trì và thậm chí xây dựng mối quan hệ của bạn sau khi bạn đã nhầm ai đó.

Bằng cách cung cấp cho khách hàng một kênh giao tiếp để chia sẻ suy nghĩ của họ, bạn đang làm nổi bật mối quan tâm của mình đối với họ. Hơn nữa, bạn đang nói với họ rằng ý kiến ​​của họ quan trọng khi bạn muốn cải thiện doanh nghiệp của mình để có trải nghiệm tốt hơn trong tương lai. Tính năng khảo sát của Top Marketing là một công cụ tuyệt vời để cập nhật những suy nghĩ và nhu cầu của khách hàng.


Tin liên quan cùng chuyên mục Tổng hợp