Cấp lại mã số mã vạch khi bị lạc mất hoặc hết hạn

Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp gặp tình huống bị thất lạc giấy chứng nhận mã số mã vạch hoặc bị thông báo hết hiệu lực do không nộp phí duy trì đúng hạn. Đây không chỉ là vấn đề giấy tờ mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến việc in bao bì, xuất hàng, lên sàn thương mại điện tử, xuất khẩu, đấu thầu, làm hồ sơ công bố, truy xuất nguồn gốc,…Vì vậy, hiểu đúng quy trình cấp lại mã số mã vạch là điều mỗi doanh nghiệp nên nắm rõ để tránh gián đoạn sản xuất và kinh doanh. Bài viết dưới đây UCC Việt Nam hướng dẫn chi tiết các quy trình cấp lại chứng nhận mã số mã vạch theo quy định mới nhất.

Cấp lại giấy chứng nhận mã số mã vạch

1. Khi nào doanh nghiệp cần cấp lại mã số mã vạch?

Căn cứ theo Thông tư 10/2020/TT-BKHCN và Nghị định 74/20/NĐ-CP do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành. Doanh nghiệp cần cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch (GCN MSMV) trong một số trường hợp cụ thể. Để đảm bảo việc sử dụng mã vạch hợp pháp và thông tin luôn được cập nhật chính xác.

Trường hợpNguyên nhânTrạng thái mãHướng xử lýMất giấy chứng nhậnThất lạc hồ sơ, thay người phụ trách, chuyển văn phòngMã vẫn còn hiệu lựcXin cấp lại giấy chứng nhậnKhông nộp phí duy trì đúng hạn (quá 2 năm)Quên đóng phí, thay đổi kế toán, không nhận thông báoMã bị thu hồiPhải đăng ký lại từ đầuNộp chậm phí duy trì trong nămLỡ hạn nộp phí nhưng chưa quá 2 nămMã bị tạm khóaNộp bù phí và kích hoạt lại mãDoanh nghiệp đổi tên, đổi MST, chuyển loại hìnhThay đổi pháp nhânMã cần điều chỉnh thông tinKhông phải đăng ký mới nếu vẫn cùng MST

Khi nào cần cấp lại chứng nhận mã số mã vạch

2. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để cấp lại mã số mã vạch

Tùy vào lý do cấp lại mã số mã vạch, hồ sơ sẽ khác nhau. Bạn chỉ cần xác định đúng mình đang rơi vào trường hợp nào để chuẩn bị cho chuẩn, tránh bị trả hồ sơ.

2.1. Mất giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch

• Khi xảy ra: làm thất lạc hồ sơ, thay nhân sự phụ trách, chuyển văn phòng…
• Trạng thái mã: vẫn còn hiệu lực, không bị thu hồi.
• Hồ sơ cần chuẩn bị:

Đơn đề nghị cấp lại giấy chứng nhận theo mẫu quy định tại Phụ lục II – Thông tư 10/2020/TT-BKHCN

Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh / Giấy chứng nhận ĐKKD (scan hoặc photo).

Thông tin mã số doanh nghiệp đang sử dụng (ví dụ: đầu mã 8931234…).

• Lưu ý quan trọng: Chỉ xin cấp lại bản chứng nhận mới, không cần đăng ký lại từ đầu. Phí cấp lại nhẹ hơn nhiều so với phí đăng ký mới.

2.2. Mã bị thu hồi do không đóng phí duy trì nhiều năm liền

• Khi xảy ra: Doanh nghiệp quên đóng phí hoặc ngừng sử dụng nhưng không báo cơ quan quản lý.
• Trạng thái mã: đã bị thu hồi, không còn hiệu lực trong hệ thống GS1.
• Hồ sơ cần chuẩn bị:

Hồ sơ đăng ký mới giống như đăng ký lần đầu.

Phải nộp lại phí cấp mã và phí duy trì năm đầu.

• Lưu ý quan trọng:

 Không thể “xin khôi phục” mã cũ. Coi như đăng ký mã mới hoàn toàn. Mã cũ sẽ không được tái sử dụng, kể cả khi doanh nghiệp muốn.

2.3. Mã bị tạm khóa do nộp phí chậm (nhưng chưa bị thu hồi)

• Khi xảy ra: Doanh nghiệp chưa nộp phí duy trì trong năm nhưng vẫn trong thời hạn < 2 năm.
• Trạng thái mã: bị khóa tạm thời, chưa bị thu hồi.
• Hồ sơ cần chuẩn bị: Công văn xin mở lại mã / khôi phục hiệu lực mã. Biên lai nộp phí duy trì còn thiếu và tiền phạt chậm nộp (nếu có).
• Lưu ý quan trọng: Không cần đăng ký mới. Sau khi nộp đủ phí, mã sẽ được kích hoạt lại. Doanh nghiệp vẫn giữ nguyên dãy mã cũ, không phải thay mã hàng hóa.

2.4. Doanh nghiệp thay đổi thông tin (tên, địa chỉ, loại hình…) nhưng giữ nguyên mã số thuế

• Khi xảy ra: đổi tên công ty, đổi địa chỉ trụ sở, chuyển TNHH sang cổ phần… nhưng MST không đổi.
• Trạng thái mã: vẫn hợp lệ, chỉ cần cập nhật thông tin.
• Hồ sơ cần chuẩn bị: Công văn đề nghị điều chỉnh thông tin MSMV. Giấy tờ chứng minh thay đổi (GPKD mới, quyết định đổi tên…).
• Lưu ý quan trọng: Không phải đăng ký mới, mã vẫn dùng tiếp. Chỉ khi thay đổi mã số thuế (MST) → mới bắt buộc đăng ký mã số mã vạch mới.

3. Quy trình cấp lại chứng nhận mã số mã vạch

Trường hợp 1: Mất giấy chứng nhận nhưng mã vẫn còn hiệu lực

Quy trình thực hiện:

• Chuẩn bị công văn đề nghị cấp lại giấy chứng nhận (theo mẫu GS1 VN).
• Gửi hồ sơ đến GS1 Việt Nam (bản scan qua email hoặc bản giấy tuỳ yêu cầu).
• Nộp phí cấp lại (thường 200.000 – 300.000đ tuỳ thời điểm).
• Nhận giấy chứng nhận mới (gồm bản PDF + bản cứng nếu yêu cầu).

Thời gian xử lý: 3 – 7 ngày làm việc

Lưu ý: Không cần nộp phí duy trì (trừ khi năm đó chưa đóng). Không cấp mã mới, doanh nghiệp dùng lại mã cũ như bình thường.

Trường hợp 2: Mã bị tạm khóa do nộp phí chậm (chưa quá 2 năm)

Quy trình thực hiện:

• Tra cứu tình trạng mã (trên hệ thống GS1 hoặc liên hệ trực tiếp).
• Nhận thông báo số tiền phải nộp: Phí duy trì năm còn thiếu, phí phạt (nếu nộp trễ).
• Nộp tiền (chuyển khoản hoặc nộp trực tiếp).
• Gửi biên lai để GS1 xác nhận.
• Hệ thống GS1 kích hoạt lại mã → tiếp tục sử dụng bình thường.

Trường hợp 3: Mã đã bị thu hồi buộc phải đăng ký mới hoàn toàn

 Khi doanh nghiệp không đóng phí duy trì trên 2 năm, GS1 sẽ xóa mã khỏi hệ thống theo quy định.

Nhược điểm thực tế: Mã GTIN cũ không còn hợp lệ → toàn bộ tem, bao bì đã in phải sửa đổi. Hàng hóa xuất khẩu/ siêu thị/ sàn TMĐT có thể bị trả lại nếu dùng mã cũ. Phải nộp lại toàn bộ phí cấp mã và phí duy trì năm đầu.

Quy trình giống đăng ký lần đầu:

• Chuẩn bị hồ sơ đăng ký GS1
• Nộp phí cấp mã (theo dải mã đăng ký)
• Nhận dải mã mới và giấy chứng nhận mới

4. Nơi tiếp nhận hồ sơ và phí cấp lại mã số mã vạch

Đề quy trình đăng ký và xin cấp lại mã số mã vạch được diễn ra nhanh nhất cần có cơ quan xử lí và tiếp nhận hồ sơ. Sau đây chi tiết về nơi tiếp nhận hồ sơ:

Nội dungHình thứcThông tin chi tiếtNơi tiếp nhận hồ sơTrực tiếp hoặc chuyển phátGS1 Việt Nam – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 8 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà NộiOnlineCổng dịch vụ công của GS1 / Email theo hướng dẫn của GS1Nơi nộp phíChuyển khoảnTài khoản ngân hàng của GS1 Việt Nam (ghi đúng nội dung chuyển khoản theo hướng dẫn)Trực tiếpThanh toán tại quầy (áp dụng nếu nộp hồ sơ trực tiếp)Kết quả nhận đượcEmail + bản giấyGiấy chứng nhận mới (bản PDF trước, bản cứng gửi sau) – Mã được mở lại trên hệ thống (nếu bị khóa)

5. Thời hạn và hiệu lực

Theo Thông tư 10/2020/TT-BKHCN do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành. Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch chỉ có thời hạn hiệu lực tối đa 03 năm kể từ ngày cấp. Sau khi hết thời hạn, doanh nghiệp cần gia hạn. Hoặc cấp lại chứng nhận để tiếp tục được sử dụng mã số, mã vạch hợp pháp trên sản phẩm.

Trường hợp doanh nghiệp được cấp lại Giấy chứng nhận. Thời hạn hiệu lực sẽ tính theo thời hạn còn lại của chứng nhận cũ, không cấp mới thời hạn 3 năm. Nghĩa là nếu giấy chứng nhận trước đó còn hiệu lực 1 năm thì bản cấp lại cũng chỉ có giá trị 1 năm, tính từ ngày cấp lại.

Do đó, các tổ chức, doanh nghiệp cần hoàn thiện thủ tục đăng ký cấp lại hoặc gia hạn trước thời điểm này. Để tránh gián đoạn trong hoạt động kinh doanh, xuất nhập khẩu hoặc kết nối hệ thống bán lẻ.

6. Tổng kết 

Cấp lại chứng nhận mã số mã vạch là thủ tục giúp doanh nghiệp duy trì hợp pháp quyền sử dụng mã. Ngoài ra còn đảm bảo tính minh bạch trong sản xuất – kinh doanh. Doanh nghiệp nên thường xuyên theo dõi tình trạng MSMV trên hệ thống GS1. Để kịp thời xử lý khi có thay đổi hoặc hết hạn. Nếu bạn còn thắc mắc gì hãy liên hệ với UCC Việt Nam ngay nhé.