Chu trình pdca – áp dụng pdca trong quản trị chất lượng

Chu trình PDCA là một phương pháp quản lý tập trung vào việc cải tiến liên tục các quy trình, bao gồm bốn giai đoạn: lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động. Để đáp ứng nhu cầu khách hàng, nâng cao hiệu quả và tăng năng suất trong bối cảnh thị trường luôn biến động, các doanh nghiệp cần áp dụng những phương pháp phù hợp. Được các nhà quản lý biết đến và sử dụng suốt gần một thế kỷ, chu trình PDCA vẫn giữ vững vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình cho doanh nghiệp.

Chu trình PDCA là gì?

PDCA, viết tắt của Plan -Do – Check – Act (Kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Cải tiến). Chu trình PDCA còn được gọi là vòng tròn chất lượng, hay vòng tròn Deming. Được phát triển ban đầu bởi Tiến sĩ William Edwards Deming, một người tiên phong trong lĩnh vực quản lý chất lượng. Là một công cụ quản lý dự án bốn bước để thực hiện cải tiến liên tục. Nó bao gồm việc kiểm tra một cách có hệ thống các giải pháp khả thi, đánh giá kết quả và triển khai các giải pháp khả thi. Thúc đẩy việc kiểm tra các cải tiến ở quy mô nhỏ trước khi cập nhật các quy trình và phương pháp làm việc trên toàn công ty.

4 bước trong chu trình PDCA vận hành như thế nào? 

Bước 1: Thiết lập kế hoạch (Plan)

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ xác định cụ thể những việc cần thực hiện. Tùy thuộc vào quy mô của dự án.Xác định vấn đề cần giải quyết, thu thập dữ liệu có liên quan và xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Giai đoạn này bao gồm việc lập kế hoạch kỹ lưỡng để đảm bảo tất cả các yếu tố tiềm ẩn được xem xét trước khi tiến hành.

– Xác định các vấn đề cần giải quyết hoặc phòng ngừa.

– Xác định mục tiêu cụ thể của việc lập kế hoạch.

– Xác định các hành động, quy trình cần thực hiện để đạt được những mục tiêu đặt ra.

– Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện quy trình đó.

Bước 2: Triển khai kế hoạch (Do)

Trước tiên, doanh nghiệp cần phổ biến về kế hoạch tới cho các cá nhân/ bộ phận có liên quan. Sau đó, căn cứ vào nội dung cụ thể trong bản kế hoạch, doanh nghiệp bắt đầu triển khai các công việc vào trong thực tế. Đồng thời, ghi lại những dữ liệu, thông tin thu nhập được trong quá trình thực hiện. Đây chính là cơ sở phục vụ hoạt động đánh giá trong tương lai.

Bước 3: Đánh giá kết quả của kế hoạch (Check)

 Xác nhận kết quả thông qua so sánh dữ liệu trước và sau. Bước này bao gồm việc phân tích dữ liệu thu thập được trong giai đoạn triển khai kế hoạch để xác định tiến độ hoàn thành cùng kết quả công việc trong thực tế so với những chỉ tiêu được đặt ra trong kế hoạch.

Việc đánh giá cũng nhằm mục đích phát hiện các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Từ đó, tìm hiểu nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của chúng để có những biện pháp khắc phục phù hợp.

Bước 4: Hành động để thay đổi (Act)

Căn cứ vào các khó khăn, vấn đề được nhận định từ hoạt động đánh giá, doanh nghiệp cần thiết lập các biện pháp ngăn ngừa và khắc phục sao cho phù hợp và đảm bảo có hiệu quả. Đồng thời cập nhật lại các thông tin này vào kho dữ liệu để có căn cứ áp dụng vào các hoạt động/ dự án trong tương lai.

Nên sử dụng mô hình PDCA khi nào?

Chu trình PDCA có ưu điểm nổi bật là tính linh hoạt, vì vậy được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp và tổ chức thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Thông thường, mô hình này được sử dụng trong các trường hợp như:

• Phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới
• Cải tiến quy trình làm việc hiện tại
• Khởi động dự án cải tiến quy trình
• Tìm kiếm cơ hội để cải tiến liên tục
• Xác định và loại bỏ các vấn đề trong quy trình

Tuy nhiên, việc thực hiện chu trình PDCA đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực. Do đó, phương pháp này không phải là cách tiếp cận phù hợp để giải quyết các vấn đề cấp bách hoặc các nhiệm vụ đòi hỏi sự sáng tạo và nhanh nhẹn. 

Lợi ích của chu trình PDCA đối với doanh nghiệp

Khi ứng dụng chu trình PDCA, nhà quản lý có thể phân tích một cách có hệ thống quy trình vận hành trong doanh nghiệp, từ đó xác định các lỗ hổng, hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề và tìm ra giải pháp cải tiến khả thi nhất. 

Nhiều lợi ích doanh nghiệp có được khi áp dụng mô hình PDCA có thể kể đến như:

• Tạo điều kiện cải tiến liên tục quy trình vận hành, con người, sản phẩm & dịch vụ
• Cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ với chi phí tối ưu
• Hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu
• Hỗ trợ giải quyết vấn đề hiệu quả
• Tăng cường hiệu suất nhân sự
• Thúc đẩy tinh thần làm việc, hợp tác đội nhóm
• Cải thiện quản lý rủi ro dự án

Liên hệ để được tư vấn về dịch vụ

CÔNG TY CP TƯ VẤN CHỨNG NHẬN QUỐC TẾ ICERT GLOBAL

Hà Nội: Số 7 ngách 21 ngõ 168 Nguyễn Xiển, Hạ Đình, Thanh Xuân, Tp. Hà Nội

Đà Nẵng: 47 Trần Đình Tri, Phường Hòa Minh, Quận Liên Chiểu, Tp. Đà Nẵng

Hồ Chí Minh: Tầng 4, 232/1/33 Bình Lợi, Phường 13, Quận Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh

Hotline: 0988 296 170

Email: sales@icert.vn