Đăng ký SMETA là gì? Quy trình, hồ sơ và thời gian triển khai

Đăng ký SMETA đang trở thành yêu cầu phổ biến từ các buyer quốc tế trong quá trình đánh giá nhà cung ứng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa đăng ký SMETA và chứng nhận, chưa hiểu rõ tiêu chuẩn áp dụng, hồ sơ cần chuẩn bị và quy trình triển khai theo SMETA 2 Pillar hay 4 Pillar. Bài viết dưới đây UCC Việt Nam giúp doanh nghiệp hiểu đúng quy trình đăng ký SMETA, triển khai bài bản và hạn chế rủi ro audit lại ngay từ lần đầu.

Quy trình đăng ký SMETA

1. Tại sao doanh nghiệp phải đăng ký SMETA

• Yêu cầu từ buyer quốc tế: Nhiều buyer coi SMETA là điều kiện bắt buộc để lựa chọn và duy trì nhà cung ứng. Không có báo cáo SMETA hợp lệ thường bị loại ngay từ đầu.
• Đáp ứng yêu cầu ESG ngày càng siết chặt.  SMETA giúp doanh nghiệp chứng minh trách nhiệm xã hội, môi trường và đạo đức kinh doanh khi xuất khẩu sang EU, Anh, Hoa Kỳ.
• Nhận diện và kiểm soát rủi ro nội bộ. Quá trình đăng ký và audit SMETA giúp doanh nghiệp rà soát lại lao động, an toàn, môi trường và cách vận hành thực tế.
• Chủ động thời gian và chi phí audit.  Đăng ký SMETA sớm, đúng phạm vi giúp hạn chế NC, tránh audit lại và dễ dùng báo cáo cho nhiều buyer.
• Nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh.  Doanh nghiệp có SMETA thường được đánh giá cao hơn trong hợp tác dài hạn.

2. Doanh nghiệp nào cần đăng ký SMETA? Thời gian triển khai bao lâu?

Nhóm doanh nghiệpKhi nào cần đăng ký SMETAHình thức SMETA thường áp dụngThời gian triển khai tham khảoGhi chú quan trọngDoanh nghiệp bị buyer yêu cầuBuyer yêu cầu rõ SMETA trong hợp đồng hoặc tài liệu nhà cung ứngSMETA 2 Pillar hoặc SMETA 4 Pillar4–8 tuầnTrường hợp bắt buộc, cần xác định đúng phạm vi ngay từ đầuDoanh nghiệp xuất khẩu sang EU, Anh, Hoa KỳBuyer siết chặt yêu cầu ESG trong chuỗi cung ứngChủ yếu SMETA 4 Pillar6–10 tuầnThường audit ở giai đoạn gia hạn hoặc tăng đơnDoanh nghiệp trong ngành rủi ro caoNgành có rủi ro về lao động, an toàn, môi trườngSMETA 2 Pillar hoặc SMETA 4 Pillar6–10 tuầnAuditor đánh giá sâu, dễ phát sinh NC nếu chuẩn bị thiếuNhà cung ứng cấp 1 / cấp 2Nằm trong chuỗi cung ứng của thương hiệu quốc tếTheo yêu cầu buyer cấp trên4–8 tuầnCó thể bị audit lan tỏa (cascade audit)Doanh nghiệp chủ động chuẩn bị ESGChưa bị yêu cầu nhưng muốn sẵn sàng cho buyer mớiThường bắt đầu SMETA 2 Pillar4–6 tuầnDễ triển khai đúng, ít áp lực thời gian

3. Doanh nghiệp đăng ký SMETA ở đâu?

Doanh nghiệp không đăng ký SMETA trực tiếp với Sedex để được “cấp chứng nhận”. Mà cần thực hiện đăng ký và audit thông qua nền tảng Sedex và tổ chức đánh giá được Sedex công nhận. Cụ thể:

3.1. Đăng ký tài khoản trên hệ thống Sedex

Sedex là nền tảng quản lý dữ liệu và báo cáo SMETA. Doanh nghiệp cần:

• Tạo tài khoản Sedex cho pháp nhân và cơ sở sản xuất.
• Khai báo thông tin doanh nghiệp, lao động và phạm vi đánh giá.
• Thiết lập quyền chia sẻ báo cáo cho buyer.
• Sedex không trực tiếp thực hiện audit, nhưng là nơi lưu trữ và chia sẻ báo cáo SMETA hợp lệ.

3.2. Đăng ký audit với tổ chức được Sedex công nhận (AAC)

Cuộc audit SMETA phải do Sedex Affiliate Audit Company (AAC) thực hiện. Đây là các tổ chức kiểm toán độc lập được Sedex phê duyệt.

Doanh nghiệp cần:

• Lựa chọn AAC phù hợp với ngành và phạm vi SMETA (2 Pillar hoặc 4 Pillar)
• Ký hợp đồng audit và thống nhất kế hoạch đánh giá
• Đảm bảo báo cáo được tải lên Sedex sau audit

Hiện nay, nhiều tổ chức kiểm toán quốc tế đã được Sedex phê duyệt để thực hiện đánh giá SMETA 4 Pillar, bao gồm:

• SGS
• TÜV SÜD
• QIMA
• NSF
• SCS Global Services

4. Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký SMETA

4.1. Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp (bắt buộc)

Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký SMETA

Nhóm hồ sơNội dung cần cóLưu ý khi chuẩn bịPháp lý doanh nghiệpGiấy phép kinh doanh, MSTĐúng pháp nhân và địa điểm auditLao độngNội quy lao độngĐã đăng ký với cơ quan chức năngAn toàn – PCCCHồ sơ PCCC, biên bản kiểm traPhù hợp quy mô nhà máyMôi trường (4 Pillar)Giấy phép môi trường, xả thảiCòn hiệu lực tại thời điểm audit

4.2. Hồ sơ lao động (SMETA 2 và 4 Pillar)

Nội dungHồ sơ cần chuẩn bịĐiểm auditor hay soiNhân sựDanh sách NLĐ, hồ sơ cá nhânTuổi, CCCD, hợp đồngHợp đồngHĐLĐ, phụ lụcLoại hợp đồng phù hợp luậtLươngBảng lương, phiếu lươngTrả đúng – đủ – đúng hạnChấm côngBảng chấm công, OTGiờ làm thêm tự nguyệnPhúc lợiBHXH, nghỉ phépĐóng đúng quy định

4.3. Hồ sơ sức khỏe và an toàn (SMETA 2 và 4 Pillar)

Nội dungHồ sơ cần cóLưu ýĐánh giá rủi roRisk AssessmentPhù hợp từng khu vựcĐào tạo an toànKế hoạch, danh sách ký tênNgười lao động hiểu nội dungTai nạn lao độngSổ theo dõi, báo cáoKhông bỏ sót sự cốTrang bị BHLĐCấp phát, hướng dẫn sử dụngThực tế có sử dụng

4.4. Hồ sơ môi trường (chỉ áp dụng SMETA 4 Pillar)

Nội dungHồ sơ cần chuẩn bịRủi ro thường gặpPháp lý môi trườngGiấy phép, báo cáo định kỳHết hạn, sai phạm viChất thảiHợp đồng xử lý, chứng từKhông truy xuất đượcChất thải nguy hạiSổ theo dõi, nhãnPhân loại saiHóa chấtSDS, danh mục hóa chấtThiếu nhãn, thiếu đào tạo

4.5. Hồ sơ đạo đức kinh doanh (chỉ áp dụng SMETA 4 Pillar)

Nội dungHồ sơ tối thiểuLưu ý quan trọngChống hối lộChính sách ABCCó truyền thông nội bộXung đột lợi íchQuy định, cam kếtÁp dụng cho quản lýKhiếu nại/tố cáoQuy trình, kênh tiếp nhậnKhông trả đũaĐào tạoHồ sơ đào tạoNLĐ biết cách sử dụng

5. Các bước đăng ký SMETA – triển khai đúng để trảnh audit lại 

Các bước đăng ký SMETA

Bước 1: Xác định rõ yêu cầu SMETA từ buyer

• Buyer yêu cầu SMETA 2 Pillar hay 4 Pillar
• Thời hạn báo cáo SMETA cần nộp
• Báo cáo dùng cho 1 hay nhiều buyer

Bước 2: Đăng ký tài khoản và khai báo Sedex

• Tạo tài khoản Sedex
• Khai báo đúng pháp nhân và địa điểm audit
• Chọn đúng phạm vi 2 Pillar hoặc 4 Pillar

Bước 3: Rà soát phạm vi và mức độ sẵn sàng trước audit

• Đánh giá nhanh các rủi ro lao động – an toàn – môi trường – đạo đức
• Xác định các điểm chưa phù hợp dễ bị NC
• Có kế hoạch khắc phục trước audit chính thức

Bước 4: Lựa chọn tổ chức audit được Sedex công nhận

• Có năng lực audit SMETA 2 Pillar / 4 Pillar
• Có kinh nghiệm trong ngành sản xuất của doanh nghiệp
• Hiểu rõ yêu cầu của buyer quốc tế

Bước 5: Triển khai audit SMETA tại doanh nghiệp

• Họp khai mạc
• Kiểm tra hồ sơ
• Tham quan hiện trường
• Phỏng vấn người lao động
• Họp kết thúc

Bước 6: Xử lý NC và quản lý CAP sau audit

• Phân tích nguyên nhân gốc rễ của NC
• Lập Corrective Action Plan (CAP) khả thi
• Cập nhật bằng chứng khắc phục lên Sedex đúng hạn

Bước 7: Chia sẻ báo cáo SMETA cho buyer trên Sedex

• Doanh nghiệp chia sẻ báo cáo trên Sedex
• Buyer truy cập, đánh giá và phản hồi
• Một báo cáo có thể dùng cho nhiều buyer nếu phạm vi phù hợp

6. Các câu hỏi thường gặp khi đăng ký SMETA

Câu 1: Đăng ký SMETA có phải là chứng nhận không?

Không. SMETA không phải chứng nhận, mà là hình thức audit trách nhiệm xã hội độc lập. Kết quả là báo cáo SMETA, phản ánh mức độ tuân thủ của doanh nghiệp tại thời điểm audit, không phải giấy chứng nhận có thời hạn cố định.

Câu 2: Một báo cáo SMETA có dùng cho nhiều buyer không?

Có. Nếu phạm vi audit phù hợp yêu cầu, báo cáo còn hiệu lực theo tiêu chí buyer. Doanh nghiệp có thể chia sẻ cùng một báo cáo SMETA cho nhiều buyer trên Sedex, giúp tiết kiệm chi phí.

Câu 3: Nếu có nhiều NC thì có phải audit lại không?

Audit lại thường xảy ra khi NC mang tính hệ thống. CAP không khả thi hoặc không đúng hạn. Buyer yêu cầu audit xác minh

Câu 4: Doanh nghiệp có thể tự chuẩn bị SMETA không?

Có thể, nhưng rủi ro cao nếu hiểu sai phạm vi 2 Pillar / 4 Pillar. Chuẩn bị hồ sơ không khớp thực tế. Không kiểm soát được NC hệ thống

Câu 5: Bao lâu thì phải audit SMETA lại?

SMETA không có thời hạn cố định, nhưng thông thường buyer yêu cầu audit lại sau 12–24 tháng. Hoặc sớm hơn nếu có thay đổi lớn về quy mô, rủi ro

Câu 6: SMETA có thay thế các tiêu chuẩn khác không?

Không. SMETA không thay thế ISO, SA8000 hay các chứng nhận khác, mà thường được dùng song song để đánh giá trách nhiệm xã hội trong chuỗi cung ứng.

7. Kết luận 

Đăng ký SMETA không đơn thuần là thực hiện một cuộc audit, mà là quá trình doanh nghiệp rà soát và chuẩn hóa mức độ tuân thủ trong chuỗi cung ứng theo yêu cầu của buyer. Việc hiểu đúng bản chất SMETA, lựa chọn đúng phạm vi 2 Pillar hay 4 Pillar. Và triển khai theo quy trình bài bản giúp doanh nghiệp tránh audit lại và tiết kiệm chi phí. Hãy liên hệ UCC Việt Nam để được tư vấn nhanh nhất bạn nhé.