Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm erp trong nước hay nước ngoài?

Tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Mỗi doanh nghiệp đều có quy mô và hoạt động kinh doanh khác nhau nên phần mềm ERP cũng sẽ được thiết kế làm sao cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. 

Nguồn bài viết: 8 phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam

Tiêu chí 1: Xác định mục tiêu và mục đích của doanh nghiệp

Lý do chính để xây dựng một hệ thống ERP mới là để hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh của công ty. Mỗi công ty đều có những mục tiêu khác nhau. Chẳng hạn như: 

• Mục tiêu tăng trưởng: Doanh nghiệp có thể nhân đôi công việc kinh doanh của mình với các nguồn lực mà bạn có không?
• Mục tiêu hiệu quả: Doanh nghiệp có thể dự phòng công việc và xử lý để mỗi việc chỉ cần thực hiện một lần và các tác vụ đa nhiệm có thể được kết hợp với nhau không?
• Tốc độ đến mục tiêu thị trường: Doanh nghiệp có thể đưa sản phẩm của mình ra thị trường nhanh hơn, đáp ứng tất cả các yêu cầu quy định và do đó giành được thị phần nhanh hơn không?
• 
  

Tiêu chí 2: Xác định nhu cầu về chức năng phần mềm

Chức năng của phần mềm ERP sẽ phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu và đặc tính ngành nghề riêng từng doanh nghiệp. Hãy lưu ý đến tất cả các quy trình vận hành trong một ngày làm việc trung bình, phân tích các ưu nhược điểm của chúng và xác định nhu cầu về chức năng của phần mềm như quản lý nhân sự, kho bãi, kế toán,… 

Tiêu chí 3: Chọn công nghệ cơ sở và khả năng mở rộng trong tương lai

Đã có một khoảng thời gian, công nghệ cơ sở của phần mềm ERP không được xem là yếu tố để cân nhắc chính. Các phân hệ chức năng được xác định khi chọn một hệ thống mới. Tuy nhiên, việc thay đổi không ngừng của công nghệ đã trực tiếp đẩy cao chi phí thay đổi của các phần mềm ERP, gián tiếp làm chậm lại các hoạt động vận hành doanh nghiệp. 

Vì thế, chọn phần mềm ERP dựa trên các công nghệ cơ sở tiên tiến, có khả năng mở rộng trong tương lai sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể.

Tiêu chí 4: Ngân sách và nguồn lực

Có một sự khác biệt lớn ở giá của phần mềm ERP. Hệ thống có giá cao nhất có thể gấp 5 lần chi phí của giải pháp rẻ nhất. Lý do của việc này là bởi một số công ty cần một số chức năng nâng cao được tích hợp trong một hệ thống có giá cao hơn. Nhưng những công ty khác có thể có các tiêu chí ít phức tạp hơn và có thể chọn một giải pháp ERP có giá vừa phải hơn.

Mỗi công ty sẽ có đặc tính ngành và quy mô khác nhau, vì vậy ngân sách cũng sẽ khác nhau. Hiểu rõ vấn đề này sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn tìm được phần mềm ERP tốt nhất với mình.

Tiêu chí 5: Chọn nhà cung cấp đáng tin cậy

Ai sẽ tiến hành triển khai và quản lý hệ thống này? Ai sẽ hỗ trợ nó khi nhu cầu hoặc thay đổi quy trình? Việc lựa chọn con người, cả bên trong và bên ngoài, có lẽ là yếu tố quan trọng nhất đối với sự thành công của việc lựa chọn một phần mềm ERP tốt nhất hiện nay. 

Việc đặt ra các câu hỏi và dựa trên nhu cầu của mình sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm được nhà cung cấp tiềm năng. Tìm kiếm lời khuyên khách quan và độc lập từ đồng nghiệp, các đối tác có kinh nghiệm sử dụng phần mềm ERP. Hãy tiến hành nghiên cứu trên internet hoặc thuê chuyên gia tư vấn ERP nếu cần.

Tiêu chí 6: Tìm hiểu về quá trình vận hành của phần mềm ERP mới

Sau khi tiến hành xác định 5 tiêu chí trên và tìm được những nhà cung cấp tiềm năng. Bạn có thể yêu cầu họ cung cấp cho bạn thông tin về phần mềm, demo quá trình vận hành và xem xét về giá cả. Xem xét kĩ nhu cầu của doanh nghiệp trước khi chọn lựa phần mềm ERP tốt nhất cho doanh nghiệp của mình. 

Trong đó, Cloud ERP đến từ Cloudify là giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp gỡ nút thắt đang gặp phải với các gói giải pháp toàn diện, tối ưu và gói gọn all-in-one từ quản lý kho sản xuất đến quản lý nhân sự, tiền lương. 

Nên chọn phần mềm ERP Việt Nam hay ERP nước ngoài?

Điều băn khoăn nhất với những doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa từng triển khai hệ thống ERP là nên lựa chọn giải pháp phần mềm ERP Việt Nam hay ERP nước ngoài. Nếu so sánh các giải pháp đến từ nước ngoài thì phần mềm ERP Việt Nam thật sự chưa thể đứng ngang bởi đây là sản phẩm của các ông lớn công nghệ, được xây dựng lâu đời và khá phổ biến trên toàn thế giới.

Tuy nhiên, những giải pháp này cũng mang đến khá nhiều điểm hạn chế cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp ở Việt Nam. Dưới đây Cloudify sẽ phân tích một số yếu tố cốt lõi để giúp bạn đọc hiểu hơn.

Về giá thành triển khai

Đa số các giải pháp phần mềm ERP từ nước ngoài thường có giá thành rất đắt đỏ. Ngoài chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền mua bản quyền cho nhà sản xuất. 

Vì vậy, tổng chi phí bỏ ra của doanh nghiệp cho dự án triển khai phần mềm ERP ngoại lên rất cao, đặc biệt, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Những doanh nghiệp này sẽ không thể đủ kinh phí để triển khai hệ thống vì sẽ ảnh hưởng lớn đến nguồn ngân sách dự trữ của công ty.

Khác với các phần mềm nước ngoài, sản phẩm phần mềm ERP tại Việt Nam thường có chi phí khá thấp, bằng một nửa chi phí so với phần mềm ngoại. Hơn thế, việc sử dụng phần mềm ERP trong nước, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều sự trợ giúp kịp thời, dễ dàng hiểu được quy trình làm việc của công ty để tư vấn triển khai một cách cặn kẽ.

Hệ thống kế toán Việt Nam khác với hệ thống kế toán nước ngoài

Có thể nói, phân hệ tài chính kế toán bên trong phần mềm ERP là phân hệ quan trọng nhất. Phân hệ này có trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ phát sinh và in ra các sổ sách, báo cáo liên quan đến hoạt động thu chi của doanh nghiệp.

Phân hệ kế toán là phân hệ chứa nhiều dữ liệu nhất trong toàn bộ hệ thống và nó thường được đặt các hạch toán tự động. Chính hạch toán tự động là nguyên nhân khiến các phần mềm ERP ngoại không tương thích với chế độ kế toán Việt Nam.

Không những vậy, hệ thống kế toán bao gồm các quy trình xử lý và quản lý như chế độ kế toán thuế, các quy định về kết chuyển, phân bổ chi phí… Nên phân hệ kế toán trong phần mềm ERP ngoại cũng khác phần mềm ERP Việt Nam. Chính vì vậy, nếu triển khai hệ thống ERP nước ngoài, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện một vài tùy chỉnh kế toán cho phù hợp.

Còn đối với các phần mềm ERP Việt Nam, những quy định về kế toán được Nhà nước Việt Nam ban hành sẽ được nhà phát triển liên tục cập nhật và tạo ra một phần mềm tuân thủ các quy định đó.

Vấn đề hỗ trợ

Một lợi thế cực lớn khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP bởi các công ty Việt Nam cung cấp chính là luôn có đội ngũ hỗ trợ khi hệ thống khi gặp sự cố. Bộ phận CS (Customer Service) và Kỹ thuật từ các công ty Việt Nam luôn có mặt kịp thời để hỗ trợ và chỉnh sửa hệ thống ERP khi nó gặp lỗi. 

Với các phần mềm ERP nước ngoài thì điều này hoàn toàn ngược lại. Do họ có quy mô kinh doanh toàn cầu nên lượng yêu cầu từ khách hàng của họ là cực nhiều. Điều này sẽ ảnh hưởng đến các công ty tại Việt Nam do phải tốn khá nhiều thời gian mới được support.