Giấy chứng nhận lưu hành tự do (cfs) trong công bố sản phẩm nhập khẩu

Trong bối cảnh toàn cầu hóa, việc nhập khẩu hàng hóa ngày càng phổ biến. Kéo theo đó là yêu cầu về minh bạch và an toàn sản phẩm. Một trong những điều kiện bắt buộc đối với nhiều nhóm hàng hóa khi làm thủ tục công bố sản phẩm tại Việt Nam chính là giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS). Vậy giấy chứng nhận này là gì? Khi nào cần sử dụng và cần lưu ý điều gì để hồ sơ không bị trả về? Hãy cùng UCC Việt Nam tìm hiểu chi tiết qua bài viết về CFS dưới đây.

Giấy chứng nhận lưu hành tự do – CFS

1. Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) là gì?

Giấy chứng nhận lưu hành tự do (Certificate of Free Sale – CFS) là giấy do cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia sản xuất hoặc xuất khẩu cấp. Giấy này xác nhận rằng sản phẩm đã được phép lưu hành hợp pháp tại thị trường sở tại và được sản xuất, tiêu thụ phù hợp với quy định pháp luật của nước đó.

CFS là gì?

Nói một cách dễ hiểu, giấy chứng nhận CFS là minh chứng rằng sản phẩm của bạn không chỉ được sản xuất hợp lệ mà còn đang được bán và sử dụng rộng rãi tại nước xuất khẩu. Điều này giúp cơ quan chức năng Việt Nam đánh giá sơ bộ về mức độ an toàn, hợp pháp của sản phẩm trước khi cho phép nhập khẩu và lưu hành nội địa.

2. Vai trò của giấy chứng nhận lưu hành tự do trong công bố sản phẩm nhập khẩu

Trong hồ sơ công bố, CFS đóng vai trò là bằng chứng cho thấy sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng và an toàn. Việc có CFS giúp rút ngắn thời gian xét duyệt, tăng độ tin cậy và giảm thiểu rủi ro bị yêu cầu bổ sung tài liệu.

Theo Nghị định 15/20/NĐ-CP, đặc biệt tại Điều 7 và Điều 8. CFS là một trong những giấy tờ bắt buộc đối với các sản phẩm nhập khẩu như thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, thiết bị y tế… Khi thông tin trên CFS phù hợp với hồ sơ công bố. Sản phẩm có nhiều khả năng được cấp phép nhanh hơn.

Không chỉ mang tính pháp lý, CFS còn là “tấm vé thông hành” giúp doanh nghiệp khẳng định uy tín với người tiêu dùng và đối tác. Đồng thời mở ra cơ hội phát triển thị trường tại Việt Nam. Việc chuẩn bị đúng và đầy đủ giấy chứng nhận lưu hành tự do là bước đi không thể thiếu. Nếu doanh nghiệp muốn đưa sản phẩm nhập khẩu lưu hành hợp pháp tại Việt Nam.

Vai trò của giấy chứng nhận lưu hành tự do

3. Trường hợp nào cần giấy CFS?

3.1. Những sản phẩm cần giấy chứng nhận lưu hành tự do

Không phải tất cả sản phẩm nhập khẩu đều bắt buộc phải có CFS. Tuy nhiên, nhiều nhóm hàng được quy định cụ thể cần loại giấy tờ này như:

• Thực phẩm chức năng, thực phẩm hỗ trợ sức khỏe. Như: Viên uống bổ sung, viên uống tăng sức đề kháng, vitamin tổng hợp,…
• Mỹ phẩm, khi làm công bố sản phẩm, hồ sơ luôn yêu cầu CFS (theo Thông tư 06/2011/TT-BYT). Như: Kem chống nắng, serum dưỡng trắng, son, má hồng,… 

✍ Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về Công bố mỹ phẩm- Dịch vụ trọn gói tại UCC Việt Nam

• Thiết bị y tế loại B,C,D, sản phẩm y dược. Như: Máy đo huyết áp điện tử, máy tạo oxi cá nhân,…
• Sản phẩm tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm hoặc sản phẩm cho trẻ em. Như: Bình sữa, hộp đựng thức ăn,….

Ngoài ra, một số cơ quan chức năng có thể yêu cầu bổ sung CFS trong quá trình đánh giá hồ sơ nếu nghi ngờ về nguồn gốc hoặc tính pháp lý của sản phẩm.

Những sản phẩm cần giấy CFS

3.2. Những sản phẩm được miễn giấy chứng nhận lưu hành tự do

Một số sản phẩm có thể được miễn giấy CFS trong các trường hợp như:

• Sản phẩm không thuộc danh mục bắt buộc theo quy định. Như: Đồ điện da dụng, quần áo, túi xách, đồ trang trí nội thất,…
• Sản phẩm được nhập khẩu để nghiên cứu, thử nghiệm, trưng bày hội chợ, không tiêu thụ thương mại.
• Đã có giấy tờ pháp lý tương đương hoặc chứng nhận khác thay thế được CFS như GMP, HACCP, ISO tùy trường hợp cụ thể.
• Sản phẩm là quà biếu tặng, hàng viện trợ nhân đạo, hàng quá cảnh, hàng hóa thuộc quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và không dùng để kinh doanh hoặc nguyên liệu nhập khẩu để sản xuất hàng xuất khẩu.

Những nhóm sản phẩm được miễn giấy chứng nhận lưu hành tự do

Lưu ý: Ngay cả khi nằm trong nhóm có thể miễn CFS, doanh nghiệp cũng cần giải trình lý do và cung cấp bằng chứng hợp pháp. Do đó, nên tham vấn với chuyên gia pháp lý hoặc đơn vị tư vấn uy tín như UCC Việt Nam để tránh bị trả hồ sơ do đánh giá sai phạm vi áp dụng.

4. Các yêu cầu của Nhà Nước về giấy CFS khi công bố sản phẩm nhập khẩu

Dưới đây là các yêu cầu cụ thể đối với CFS trong quá trình công bố sản phẩm nhập khẩu:

4.1. Cơ quan cấp

CFS phải được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu sản phẩm. Cơ quan cấp có thể là:

• Bộ Y tế đối với mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế…
• Bộ Nông nghiệp hoặc Bộ Công Thương, tùy vào mặt hàng cụ thể.
• Hoặc các cơ quan quản lý chuyên ngành tương đương, được Chính phủ nước đó ủy quyền.

4.2. Thời điểm cấp

• CFS phải còn hiệu lực tại thời điểm doanh nghiệp nộp hồ sơ công bố sản phẩm tại Việt Nam.
• Thời hạn hiệu lực thường được ghi rõ trên tài liệu. Trường hợp không ghi rõ, cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu giấy xác minh kèm theo.

4.3. Nội dung yêu cầu trên CFS

Một giấy chứng nhận lưu hành tự do hợp lệ cần thể hiện đầy đủ các thông tin sau:

• Tên sản phẩm: Phải trùng khớp với tên trong hồ sơ công bố sản phẩm tại Việt Nam.
• Tên và địa chỉ nhà sản xuất: Giúp xác minh rõ nguồn gốc xuất xứ.
• Xác nhận sản phẩm đang được lưu hành tự do tại nước xuất khẩu: Đây là nội dung bắt buộc.
• Tiêu chuẩn chất lượng: Phải phù hợp với tiêu chuẩn mà doanh nghiệp đăng ký công bố tại Việt Nam.

Lưu ý: Không được tự ý chỉnh sửa hoặc thay đổi thông tin trên CFS. Mọi sai lệch có thể dẫn đến việc bị từ chối hồ sơ.

Yêu cầu của Nhà Nước về CFS

4.4. Hợp pháp hóa lãnh sự

• CFS phải được hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan lãnh sự của Việt Nam tại nước cấp CFS.
• Quy trình hợp pháp hóa bao gồm 2 bước:
• Chứng thực chữ ký và con dấu của cơ quan cấp CFS.
• Xác nhận của Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại nước đó.
• Trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh sự với giấy CFS:
• Nếu quốc gia cấp CFS có ký hiệp định tương trợ tư pháp với Việt Nam hoặc thỏa thuận miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

Lưu ý: Giấy CFS thuộc loại giấy tờ hành chính- thương mại. Dù có nhiều quốc gia đã ký hiệp định hay thoả thuận với Việt Nam nhưng nếu không ký hiệp định cho giấy tờ hành chính- thương mại thì sẽ không được miễn hợp pháp hoá lãnh sự cho CFS.

4.5. Bản dịch công chứng

• CFS cần được dịch sang tiếng Việt, bản dịch phải được công chứng hợp pháp tại Việt Nam.
• Khi nộp hồ sơ công bố, doanh nghiệp cần nộp:
• Bản gốc CFS (đã hợp pháp hóa lãnh sự nếu bắt buộc);
• Bản dịch tiếng Việt kèm dấu công chứng.

5. Những yêu cầu để giấy chứng nhận lưu hành tự do được chấp thuận

Làm sao để CFS được chấp thuận?

Để giấy chứng nhận lưu hành tự do được cơ quan chức năng Việt Nam chấp thuận, doanh nghiệp cần đảm bảo:

• Tên sản phẩm trên CFS trùng khớp với nhãn và tài liệu công bố.
• Ngôn ngữ trình bày là tiếng Việt hoặc được dịch thuật và công chứng hợp pháp.
• CFS còn hiệu lực, thông thường không quá 2 năm kể từ ngày cấp (Không cố định, tuỳ thuộc vào đơn vị cấp và loại sản phẩm)
• Cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của quốc gia xuất khẩu (không chấp nhận giấy cấp bởi doanh nghiệp hoặc tổ chức tư nhân không có chức năng).

Một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ công bố sản phẩm nhập khẩu bị trả về. Vì vậy, việc sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp như tại UCC Việt Nam sẽ giúp bạn kiểm tra trước độ hợp lệ của CFS, tránh mất thời gian và chi phí.

6. Những thắc mắc thường gặp về CFS

Giấy chứng nhận lưu hành tự do có thời hạn bao lâu?

Các cơ quan khác nhau (ví dụ: Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp) cấp CFS cho các loại sản phẩm khác nhau cũng có thể có quy định về thời hạn khác nhau. Doanh nghiệp cần tham khảo trực tiếp tại đơn vị cấp chứng nhận CFS để biết rõ về thời gian hiệu lực.

Doanh nghiệp nhập khẩu có trách nhiệm gì liên quan đến CFS? 

Doanh nghiệp nhập khẩu có trách nhiệm đảm bảo CFS được cung cấp là bản chính hợp lệ, còn hiệu lực, được dịch thuật và công chứng đúng quy định, và thông tin trên CFS chính xác, phù hợp với sản phẩm và các giấy tờ khác.

Liên hệ ngay với UCC Việt Nam nếu còn thắc mắc về CFS

CFS được cấp cho một lô hàng cụ thể hay có giá trị cho tất cả các lô hàng nhập khẩu sau này?

Điều này tùy thuộc vào quy định của cơ quan cấp CFS tại nước xuất xứ. Một số CFS có thể được cấp cho một lô hàng cụ thể. Trong khi một số khác có thể có giá trị trong một khoảng thời gian nhất định cho các sản phẩm tương tự từ cùng một nhà sản xuất. Tuy nhiên, khi nộp hồ sơ công bố tại Việt Nam, CFS phải còn hiệu lực tại thời điểm đó.

Nếu sản phẩm được sản xuất tại nhiều quốc gia khác nhau, cần CFS từ quốc gia nào? 

Cần giấy chứng nhận lưu hành tự do từ quốc gia nơi sản phẩm được sản xuất cuối cùng và được phép lưu hành tự do tại đó trước khi xuất khẩu sang Việt Nam.

7. Kết luận

Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) không chỉ là thủ tục pháp lý mà còn là một cam kết về chất lượng, tính minh bạch và sự an toàn của sản phẩm khi lưu hành tại Việt Nam. Với vai trò quan trọng trong công bố sản phẩm nhập khẩu, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị CFS đầy đủ, chính xác và hợp lệ.

Mọi thông tin cần hỗ trợ, quý khách hàng vui lòng liên hệ UCC VIỆT NAM qua:

Hotline 036 7908639 email admin@ucc.com.vn để được nhân viên hỗ trợ tốt nhất!

✍ Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về Dịch vụ công bố sản phẩm- Đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý