Hướng dẫn sử dụng email hiệu quả
Ngày đăng: 11/17/2021 2:52:07 PM - Lĩnh vực khác - Toàn Quốc - 95Chi tiết [Mã tin: 3532522] - Cập nhật: 8 phút trước
1. Một số nguyên tắc sử dụng Email hiệu quả
Hiện tại trong thời đại 4.0 ngày này, Internet chỉ cần trục trặc 1 giờ là họ cảm thấy như thiếu vắng một thứ gì đó. Chat và Email đã chở thành những công cụ hữu hiệu để chuyển tải thông tin hữu dụng. Vậy làm thế nào để chuyền tải một bức email chuyên nghiệp.
Con người thường có xu hướng chú trọng đến hình thức, nội dung các Email mà họ gửi hàng ngày. Những email xấu về hình thức (viết sai chính tả, font chữ rườm rà), nội dung không đi thẳng vấn đề… có thể khiến đối tác, khách hàng đánh giá thấp tác phong làm việc của họ.
Bởi vậy dưới đay tôi muốn chia sẻ cho bạn một số nguyên tắc cơ bản trong việc sử dụng thứ điện tử nhé!
1.1 Tuân thủ nguyên tắc tổ chức
Việc sử dụng email trong công việc hàng ngày cần tuân thủ Pháp luật và các nguyên tắc của mỗi công ty đề ra. Phát tán tài liệu khiêu dâm; khủng bố, tấn công người khác qua email; chống phá chính quyền; tiết lộ bí mật công ty… là những lỗi “chết người” trong việc sử dụng email.
1.2 Subject, Cc, Bcc
Subject chính là tiêu đề của bức thư. Nó giúp cho người nhận biết nội dung của bức thư nói về vấn đề gì. Khi viết tiêu đề cần vào ngay ý chính tránh tình trạng nói vòng vo tam quốc. Tiêu đề là yếu tố vô cùng quan trọng, nó quyết định người nhận sẽ mở thư hoặc cho vào thư rác. Nếu như tiêu đề của bạn hay, ấn tượng thì tỉ lệ mở thư rất cao. Và ngược lại nếu tiêu đề của bạn nói mơ hồ, vòng vo thì thư của bạn sẽ rất có thể bị vào thư rác.
Xem thêm: Cách viết tiêu đề Email Marketing ấn tượng, hấp dẫn
Cc: (Carbon Copy) và Bcc: (Blind carbond copy). Bất cứ một địa chỉ Email nào bạn gõ vào Cc: đều nhận được một bản sao của bức thư, và người nhận trong hộp To: sẽ thấy địa chỉ Cc: mà bạn đã cho bản sao. Còn với Bcc thì không như vậy người nhận trong To: sẽ không biết là bức thư này còn được sao gửi cho Bcc.
1.3 Dùng văn bản thay cho Html
Văn bản bình thường trông như là chữ đánh máy (nếu ở Font Courier New. Courier). Những chương trình đọc Email cho phép đổi các Font này thành VNI-Times hoặc .Vntime. Gửi thư bằng HTML có thể là một ý kiến tồi, vì một số trình đọc Email không hiểu được và cho rằng toàn bộ bức thư đó là một File đính kèm. Do vậy khi người nhận không thể đọc được thư nếu không mở file đính kèm. Nếu bạn muốn bức thư của mình trở nên dễ chịu hãy dùng Plain text.
1.4 Nội dung Email
Nội dung Email thì được chia làm 3 phần đó là phần mở đầu, phần nội dung và phần kết
Phần mở đầu: bạn nên bắt đầu bằng từ kính gửi để thể hiện sự tôn trọng của mình với người nhận thư. Ví dụ như: Kính gửi Anh/chị – Tên phòng ban.
Phần nội dung: Nên nói chi tiết về vấn đề mà bạn đã đề cập ở trên tiêu đề. Để người nhận hiểu rõ hơn.
Phần kết: Sau khi đã viết hết nội dung thì bạn nên có phần kết ở cuối.
1.5 Không viết hoa quá nhiều
Không nên viết hết tất cả bằng chữ hoa vì như thế rất bất lịch sự. Nếu như bạn viết chữ hoa hết như vậy rất khó đọc và còn làm cho người nhận thư cảm thấy bực mình. Viết hoa như vậy như đang muốn la hét vào mặt người nhận.
Tại sao chữ viết hoa lại khó đọc:
Chữ thứ nhất không có kiểu dáng, nó chỉ là một hình chữ nhật đơn điệu bạn thấy không? còn chữ thứ hai có một kiếu dáng đẹp. Khi chúng ta đọc đặc biệt là khi đọc nhanh, chúng ta đọc kiểu dáng của toàn bộ từ. Chúng ta không đọc từng kí tự một. Kiểu dáng của từ ENGLISH trông giống như SPANISH.
Nhưng kiểu dáng của English thì khác với Spanish. Ðối với Subject thỉnh thoảng có thể sử dụng chữ hoa. Nhưng nếu bạn muốn làm nổi bật một từ nào đó quan trọng đừng sử dụng chữ hoa. Hãy sử dụng dấu hoa thị như thế này.
1.6 Không nên viết tắt ở trong thư
Viết tắt có thể giúp cho bạn đỡ mất thời gian. Nhưng viết tắt như vậy khiến người nhận không hiểu được thì bạn không thành công trong giao tiếp. Vì vậy nên hạn chế viết tắt trong các lá thư điện tử, đặc biệt là với những thư quan trọng.
1.7 Chữ kí
Viết tên mình dưới bức thư là một điều tốt và là hành động biểu hiện lịch sự. Bạn có thể ghi thêm các thông tin khác nữa như địa chỉ, số điện thoại…
Bạn có thể tạo một khuôn mẫu chữ ký mà bạn sẽ thêm vào cuối bức thư. Một số dịch vụ Email có thể có khả năng tự thêm chữ ký của bạn vào cuối thư như Yahoo, Gmail, Outlook.
1.8 Xem kĩ Email trước khi mở
Có rất nhiều email nhận được là dạng virus, với hình thức lừa đảo vô cùng tinh vi khó đoán, dưới đây là một số dấu hiệu nhận biết email có Virus:
Nếu bạn không yêu cầu nó, đừng nhấp vào!
Đây là quy tắc vàng. Nếu bạn không yêu cầu một cái gì đó từ một người hoặc công ty, không có lý do để họ gửi email cho bạn hướng dẫn hoặc tệ hơn là một mail với tập tin đính kèm.
Tại sao? Các công ty và tổ chức chỉ sử dụng email để giữ thông tin của bạn, trừ khi bạn cần xác nhận đăng ký hay thực hiện các thay đổi.
Vì vậy khi nhận thấy Email lạ và không hề liên quan gì tới mình thì hãy đặt câu hỏi trước khi mở nó:
- Tại sao điều này có liên quan đến tôi?
- Tại sao họ gửi email cho tôi?
- Mục đích của email là gì?
Nếu bạn không thể trả lời những câu hỏi này, không bấm vào bất kỳ liên kết trong email hoặc mở bất kỳ tập tin nào đính kèm.
Phát hiện Email đáng ngờ bằng cách tìm kiếm Google
Mail liên quan đến lừa đảo và phần mềm độc hại có xu hướng sử dụng các văn bản tương tự, tự động, chỉ thay đổi nhỏ. Các mail này thường dễ nhận biết:
- Cụm từ vô nghĩa và lạ xuất phát từ bản dịch tự động
- Lỗi chính tả và không nhất quán văn bản, như email đã được cắt và dán.
- Không có tài liệu tham khảo cá nhân: những email này thường không địa chỉ mà bạn theo tên hoặc đề cập đến các thông tin khác mà một công ty thực sự có lẽ không biết.
- Một cảm giác cấp bách. Những email này luôn luôn gieo hoang mang, hấp dẫn cho ý nghĩa cơ bản nhất của bạn – sợ hãi. Thường xuyên đề cập đến hậu quả khủng khiếp, tiền phạt và các khoản phí.
Sao chép và dán các cụm từ lạ lùng vào một công cụ tìm kiếm như Google và xem kết quả. Nếu thấy các kết quả tương tự Scam, lừa đảo thì nên bỏ qua ngay.
Chứa tập tin đính kèm? Đường link? Trường hợp này rất nguy hiểm
Các nội dung trong mail không thực sự nguy hiểm. Sự nguy hiểm thực sự nằm trong các liên kết và tập tin đính kèm. Có rất nhiều trường hợp bị lừa đảo mất thông tin cá nhân, thanh toán vì nhấn vào các đường link lạ hoặc máy tính bị nhiễm Virus, phần mềm gián điệp do bạn tải các tập tin đính kèm về máy.
Khi thấy tập tin đính kèm có dạng file sau hãy cẩn thận trước khi tải về và mở nó:
- Các file chạy ngay: EXE, COM, BAT, PIF
- Tài liệu có thể chứa mã: PDF, DOC, XLS, PPT
- Tập tin hệ thống thực thi: DLL, CPL, MSC, CMD
- Cài đặt và các file nén: MSI, ZIP, CAB, RAR
- Bảo vệ màn hình: SCR
- Các tập tin với phần mở rộng gấp đôi (ví dụ: FILE.DOC.EXE )
Trong nhiều trường hợp các dịch vụ mail như Gmail, Yahoo, Hotmail giúp bạn Check kiểm tra Virus và cảnh báo bạn.
Liên kết?
Các đối tượng lừa đảo thường gửi các mail giả mạo, lừa đảo và yêu cầu bạn nhấn vào các Link. Với đường link lạ bạn không nên bấm vào và đặc biệt không điền thông tin hay tải gì từ link đó.
Bạn sẽ nhìn thấy địa chỉ thực sự nếu bạn chạy chuột qua liên kết
Liên kết rút gọn khá nguy hiểm vì không biết nó dẫn tới đâu.
Để “vạch mặt” các liên kết rút gọn, bạn có thể sử dụng các dịch vụ như UnShorten.it. Điền link rút gọn vào bạn sẽ biết được link gốc.
Không bao giờ trả lời hoặc gửi lại
Trả lời một email đáng ngờ cung cấp các tội phạm với thông tin giá trị . Để bắt đầu, nó cho phép anh ta biết rằng địa chỉ của bạn là có thật, và rằng ai đó theo dõi nó, thông tin có thể bán được với giá tốt về địa chỉ email thị trường chợ đen.
Không bao giờ trả lời một email đáng ngờ
Sử dụng một trình duyệt an toàn và đọc thư của bạn trực tuyến
Lời khuyên của chúng tôi? Sử dụng một dịch vụ như ( Gmail , Hotmail , Yahoo! Mail , vv) và mở trong một trình duyệt an toàn, hiện đại ( Chrome , Firefox , Opera, Safari, vv)
Gmail ngăn không cho bạn tải file đính kèm virus
Sử dụng các dịch vụ mail uy tín đảm bảo rằng nội dung của các thư đã được quét bằng hệ thống an ninh của nhà cung cấp, trong khi sử dụng một trình duyệt an toàn đảm bảo rằng nội dung nguy hiểm không thể được tải về máy tính của bạn.
Nguồn: https://cloudhosting.vn/huong-dan-su-dung-email-hieu-qua/
Tin liên quan cùng chuyên mục Lĩnh vực khác
- 1
Cần bán đất 50 m2 tại đường đại tự, kim chung nằm sát khu đô thị hinode royal park giá chỉ 1 tỷ 95
Cập nhật: vài giây trước - 2
Bán nhà mặt phố nguyễn trường tộ quận ba đình. 178m nhỉnh 80 tỷ. cam kết ảnh thật mô tả chính xác.
Cập nhật: vài giây trước - 2
Khu hiếm nhà bán ngay linh chiểu, td, cách vicom 200m, 5x24m, giảm sốc hơn 1 tỷ giá mới chỉ 7 tỷ
Cập nhật: vài giây trước - 2
65m 5 tầng mặt tiền 4m trung tâm quận cầu giấy. nhà đẹp 2 thoáng chủ xây tâm huyết. vỉa hè rộng
Cập nhật: vài giây trước - 0
Bán nhà phố hoàng quốc việt quận cầu giấy. 195m mặt tiền 7,3m nhỉnh 19 tỷ. cam kết ảnh thật mô tả
Cập nhật: vài giây trước - 5
Hiếm bán nhà nguyễn khánh toàn nở hậu 67m 4t giá 6.2 tỷ
Cập nhật: vài giây trước - 2
Bán nhà phố hào nam đống đa 40m 4 tầng 4 ngủ ngõ thông gần phố ở ngay nhỉnh 5 tỷ lh 0817606560
Cập nhật: vài giây trước - 1
Bán căn nhà mặt tiền ngã ba lê văn khương, nguyễn ảnh thủ, q.12, 225m2, giá giảm sâu
Cập nhật: vài giây trước - 5
Bán nhà bình thạnh hxh 62m2 ngang 7m 2 tầng 4 phòng ngủ
Cập nhật: vài giây trước - 2
Bán nhà yên sở, gamuda q. hoàng mai. ô tô 33m 5t. phân lô - ô tô chỉ 3 tỷ 7
Cập nhật: vài giây trước - 2
Cần bán nhà tại vân canh, hoài đức nhà 4 tầng diện tích 45 m2, sổ đỏ đẹp sẵn sàng giao dịch
Cập nhật: vài giây trước - 2
Bán nhà tân bình hxh 68 m2 ngang 4m dài 16m 3 tầng btct
Cập nhật: vài giây trước - 2
Bán nhà 5 tầng x 36 m2 tại vân canh - nhà xây mới - view thoáng đẹp - pb
Cập nhật: vài giây trước - 0
Bán nhà đường lê trọng tấn, tây thạnh, tân phú. 26m2 x 2 tầng (3.2x8.2). chỉ 2.7 tỷ tl
Cập nhật: vài giây trước - 2
💥chỉ 1.59 tỷ có ngay nhà đẹp tập thể đại học sư phạm 62m2, tiện ích cực vip, cho thuê tốt💥
Cập nhật: vài giây trước - 0
Bán nhà đường số 1, bình hưng hòa, bình tân. dt 80m2 x 4 tầng (5 x 16). giá 6.1 tỷ tl
Cập nhật: vài giây trước - 5
Bán nhà phú nhuận hxh 52m2 ngang 4.3 3 phòng ngủ trung tâm
Cập nhật: vài giây trước - 1
Nhà xây chung cư mini diện tích 74m2 x 7 tầng 12 phòng, hệ thống phòng cháy đầy đủ, đang cho thuê
Cập nhật: vài giây trước - 2
💥đường to như phố, lô góc mai dịch 52m 5t ô tô tránh vỉa hè, 13.9 tỷ💥
Cập nhật: vài giây trước - 2
Nhà đẹp yên vĩnh, kim chung diện tích 40 m2 giá 2 tỷ 8 nhà gần trường học, tiện ích không thiếu gì
Cập nhật: vài giây trước - 2
💥căn góc 2.95 tỷ chung cư mễ trì thượng 90m 3pn 2vs, nội thất cực đẹp, thoáng mát💥
Cập nhật: vài giây trước - 2
Bán nhà q. hoàng mai. phố nam dư dt 42m 5 tầng. thang máy sđcc chỉ 4 tỷ 95
Cập nhật: vài giây trước - 2
💥hot💥ô tô tránh, view hồ, cầu giấy 45m 5t kinh doanh, chỉ hơn 12 tỷ
Cập nhật: vài giây trước - 5
Bán nhà phú nhuận hxh 40m2 ngang 4m nhà mới hẻm thông oto
Cập nhật: vài giây trước - 4
Cần bán nhà tại vân canh, hoài đức nhà 4 tầng diện tích 45
Cập nhật: vài giây trước - 2
Nhà 4 tầng sát ngã tư canh, diện tích 40m2 mặt tiền 4m, 5 phút ra mỹ đình
Cập nhật: vài giây trước - 5
Bán nhà quận 3 hxh 33m2 3 tầng btct chính chủ ngang 6m nam
Cập nhật: vài giây trước - 1
Cần bán mảnh đất dịch vụ lai xá, gần đô thị hinode royal park, kinh doanh đỉnh - giá 2 tỷ 3
Cập nhật: vài giây trước - 4
Bán nhà đẹp đón tết dịch vọng 40m giá 3.8 tỷ
Cập nhật: vài giây trước - 0
Bán đất tặng nhà phố hoàng quốc việt quận cầu giấy. 115m mặt tiền 8m nhỉnh 17 tỷ. cam kết ảnh thật
Cập nhật: vài giây trước - 2
Bán toà nhà vp khu cầu giấy. dt 362m x 9 tầng. mt 15m. giá 125 tỷ
Cập nhật: vài giây trước - 2
Bán nhà mặt phố thụy khuê quận tây hồ. sổ 148m thực tế 165m xây 8 tầng mặt tiền 10m nhỉnh 85 tỷ.
Cập nhật: vài giây trước - 5
Bán nhà quận 3 sát hxh 60m2 ngang 5m 4 tầng btct sân thượng
Cập nhật: vài giây trước - 4
Cần tiền bán nhà tại vân canh hoài đức, s: 45m2, đường
Cập nhật: vài giây trước - 5
Hơn 1 tỷ hộ khẩu cầu giấy hà nội. chung cư 2 phòng ngủ phí
Cập nhật: vài giây trước - 2
Bán nhà mặt phố đặng tiến đông quận đống đa. 41m xây 5 tầng nhỉnh 11 tỷ. cam kết ảnh thật mô tả
Cập nhật: vài giây trước - 2
Bán nhà phố trần quý cáp quận đống đa. 40m xây 5 tầng mặt tiền 4m nhỉnh 10 tỷ. cam kết ảnh thật mô
Cập nhật: vài giây trước - 5
105m 7 tầng 12 căn hộ cao cấp doang thu 1,5 tỷ 1 năm phố
Cập nhật: vài giây trước - 2
102m mặt tiền 5m nhỉnh 10 tỷ phố nguyễn khánh toàn. vị trí cực đẹp. khu dân cư đông đúc xây toà
Cập nhật: vài giây trước - 2
Bán nhà mặt phố nguyễn chí thanh quận đống đa. sổ 37m thực tế 45m mặt tiền 4m nhỉnh 14 tỷ. cam kết
Cập nhật: vài giây trước - 4
Siêu hot nhà di trạch hoài đức mặt tiền 4,5m giá chỉ 2 tỷ 1
Cập nhật: vài giây trước - 5
190m chung cư 2 tầng 4 phòng ngủ. penhouse đẳng cấp trung
Cập nhật: vài giây trước - 2
💥vị trí đắc địa mặt phố trần kim xuyến, lô góc 142m 6t kd đỉnh, thang máy, chỉ 80 tỷ💥
Cập nhật: vài giây trước - 2
65m 8 tầng mặt tiền 11m nhỉnh 12 tỷ toà nhà dòng tiền 800 triệu 1 năm trung tâm cầu giấy. lô góc
Cập nhật: 1 phút trước - 2
Bán nhà phố tô hiệu quận cầu giấy. 205m mặt tiền 8,2m nhỉnh 39 tỷ. cam kết ảnh thật mô tả chính
Cập nhật: 1 phút trước - 4
79m mặt tiền 8m giá nhỉnh 13 tỷ hoàng quốc việt. phân lô ô
Cập nhật: 1 phút trước - 2
Bán nhà phố đặng tiến đông quận đống đa. 78m mặt tiền 6m nhỉnh 13 tỷ. cam kết ảnh thật mô tả chính
Cập nhật: 1 phút trước - 5
Bán nhà hxh ngay metro quận 12, giáp gò vấp, 140m2, 2t,
Cập nhật: 1 phút trước - 0
Bán nhà đường số 7, bình hưng hòa, bình tân. dt 60m2 x 3 tầng (4 x 15). giá 5.5 tỷ tl
Cập nhật: 1 phút trước - 5
140m 8 tầng mặt tiền 7m giá nhỉnh 26 tỷ dòng tiền 1.5 tỷ 1
Cập nhật: 1 phút trước