[hvn] - quản lý công việc với clickup

ClickUp là một công cụ quản lý công việc và dự án toàn diện, được thiết kế để giúp các cá nhân và đội nhóm tổ chức, theo dõi và hoàn thành công việc hiệu quả. Với các tính năng linh hoạt và có thể tùy chỉnh, ClickUp có thể thích ứng với nhiều loại hình công việc và quy trình khác nhau. Dưới đây là những thông tin tổng quan về ứng dụng để bạn có thể tận dụng ClickUp quản lý công việc một cách hiệu quả: 

Cấu trúc cơ bản của ClickUP

Để bắt đầu, bạn cần hiểu cấu trúc phân cấp của ClickUp, bao gồm:

• Workspace: Không gian làm việc trên ứng dụng.
• Space: Chia Workspace thành các phòng ban hoặc nhóm cụ thể (ví dụ: Sales, Marketing, Kỹ thuật, Chăm sóc khách hàng).
• Folder: Dùng để nhóm các dự án hoặc sáng kiến lớn trong một Space.
• List: Là nơi chứa các công việc (task).
• Task: Các công việc cụ thể cần làm.
• Subtask & Checklist: Chia nhỏ task thành các bước nhỏ hơn để dễ quản lý.

Các tính năng cốt lõi để quản lý công việc trong ClickUp

ClickUp cung cấp nhiều công cụ giúp bạn quản lý công việc từ A đến Z:

• Tạo và Giao việc: Bạn có thể dễ dàng tạo task, đặt tên, viết mô tả chi tiết, thêm tệp đính kèm và giao việc cho thành viên trong nhóm.
• Trạng thái (Status): Tùy chỉnh các trạng thái công việc (ví dụ: To Do, In Progress, Review, Completed) để theo dõi tiến độ một cách rõ ràng.
• Độ ưu tiên (Priority): Gắn cờ mức độ ưu tiên cho mỗi task (Urgent, High, Normal, Low) để cả đội biết công việc nào cần được ưu tiên hàng đầu.
• Ngày đáo hạn (Due Dates): Đặt ngày bắt đầu và kết thúc cho task để đảm bảo mọi người đều nắm rõ deadline.
• Linh hoạt chế độ xem (Views): Đây là một trong những điểm mạnh của ClickUp. Bạn có thể xem danh sách công việc của mình dưới nhiều định dạng khác nhau:
• List: Dạng danh sách liệt kê thông thường.
• Board: Dạng bảng Kanban, phù hợp cho các quy trình làm việc theo trạng thái.
• Calendar: Xem các task trên lịch để có cái nhìn tổng quan về lịch trình.
• Gantt: Tạo biểu đồ Gantt để theo dõi timeline của dự án lớn.
• Dashboard: Tạo bảng điều khiển tùy chỉnh để theo dõi các chỉ số quan trọng (KPIs), tiến độ dự án và khối lượng công việc của từng thành viên.
• Bình luận & Thảo luận: Mọi người có thể bình luận trực tiếp trên task, gắn thẻ thành viên khác và chia sẻ thông tin.
• Tích hợp: ClickUp có thể tích hợp với nhiều công cụ phổ biến khác như Slack, Google Drive, Outlook,... giúp bạn tập trung mọi thông tin tại một điểm.
• Tự động hóa: Tạo các quy tắc tự động hóa để tiết kiệm thời gian cho những công việc lặp lại. Ví dụ: Khi trạng thái của task chuyển sang Completed, tự động giao task tiếp theo cho người khác.

Lý do tại sao bạn nên quản lý công việc với ClickUp?

ClickUp là công cụ tích hợp “tất cả trong một”, giúp bạn hợp nhất nhiều quy trình và công cụ thành một nền tảng duy nhất, từ đó tối ưu hóa năng suất và sự hợp tác. Cụ thể, dưới đây là những lý do chính tại sao bạn nên cân nhắc sử dụng ClickUp:

Tất cả trong một, loại bỏ sự phân tán công việc

Một trong những vấn đề lớn nhất khi làm việc là phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng khác nhau, chẳng hạn như: Sử dụng Base để nhắn tin, Trello để quản lý công việc, Google Docs để viết tài liệu và Google Drive để lưu trữ. Tuy nhiên, với ClickUp, nó có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này bằng cách tích hợp mọi thứ vào một nơi, cho phép bạn dễ dàng: 

• Tạo và giao việc
• Viết tài liệu và ghi chú
• Theo dõi mục tiêu
• Thảo luận và chat ngay trong task
• Lưu trữ tệp đính kèm

Điều này giúp giảm thiểu sự xao nhãng và đảm bảo mọi người trong nhóm đều có thể truy cập thông tin cần thiết một cách nhanh chóng.

Linh hoạt & dễ dàng tùy chỉnh theo mọi quy trình

ClickUp không ép buộc bạn phải tuân theo một quy trình cố định. Thay vào đó, bạn có thể linh hoạt tùy chỉnh để đảm bảo mọi thứ phù hợp với phong cách làm việc của bạn hoặc đối nhóm.

• Đa dạng chế độ xem: Bạn có thể xem các công việc dưới nhiều định dạng khác nhau như List (danh sách), Board (bảng Kanban), Calendar (lịch), Gantt (biểu đồ Gantt),.... Mỗi thành viên có thể chọn chế độ xem phù hợp nhất với vai trò của mình.
• Trạng thái công việc tùy chỉnh: Bạn có thể tạo các trạng thái công việc riêng, chẳng hạn như: “Chờ phê duyệt”, “Đang xử lý”, “Đã hoàn thành”, để phản ánh chính xác quy trình của nhóm.
• Tùy chỉnh trường thông tin: Bạn có thể thêm các trường thông tin tùy chỉnh như số điện thoại khách hàng, ngân sách dự án, liên kết tới tài liệu,... để phục vụ tốt nhất cho các tác vụ công việc của bạn.
• 
  

Tăng cường sự hợp tác & minh bạch

Với ClickUp, mọi người trong nhóm đều biết ai đang làm gì, công việc đang ở giai đoạn nào, và khi nào cần hoàn thành.

• Phân công và theo dõi rõ ràng: Bạn dễ dàng giao việc cho thành viên, đặt ngày đáo hạn và theo dõi tiến độ một cách trực quan.
• Bình luận và giao tiếp ngay trên task: Thay vì trao đổi qua email hoặc chat, bạn có thể bình luận trực tiếp trên task để giữ mọi cuộc thảo luận liên quan đến công việc ở một nơi.
• Bảng điều khiển tùy chỉnh: Quản lý có thể tạo các dashboard để xem báo cáo tổng quan về tiến độ dự án, hiệu suất làm việc của từng thành viên, giúp đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

Tự động hóa các tác vụ lặp lại

ClickUp giúp bạn tự động hóa các công việc đơn giản nhưng lặp lại, từ đó tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi. Chẳng hạn: Bạn có thể tạo một tự động hóa để:

• Tự động giao task tiếp theo cho thành viên A khi task trước đó được hoàn thành.
• Tự động gửi thông báo cho nhóm khi một task sắp quá hạn.
• Tự động thay đổi trạng thái của task khi một điều kiện nào đó được đáp ứng.
• 
  

Tóm lại, ClickUp là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt. Bạn có thể mất một chút thời gian để làm quen, nhưng khi đã thành thạo, công cụ này sẽ giúp bạn và nhóm của bạn quản lý công việc hiệu quả và chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

Nếu có thắc mắc, hoặc cần kết nối với nhà cung cấp ClickUp uy tín, chất lượng, bạn có thể trực tiếp liên hệ với đội ngũ tư vấn viên của HVN Group qua các kênh liên lạc dưới đây để được hỗ trợ tốt nhất.

Thông tin liên hệ: Công ty Cổ phần Tập đoàn HVN 

• Văn phòng: 
• Hà Nội: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Từ Liêm, Hà Nội.
• TP. HCM: 30 Trương Văn Bang, Bình Trưng, TP HCM.
• Website: https://hvn.vn/ 
• Hotline: 024.9999.7777