Khắc dấu tròn công ty cần có những giấy tờ gì?

Con dấu tròn công ty là một trong những biểu tượng pháp lý quan trọng nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Nó thể hiện tư cách pháp nhân của công ty, được sử dụng để đóng dấu các văn bản, hợp đồng, quyết định nội bộ, thông báo hoặc các thủ tục liên quan đến cơ quan nhà nước. Vì mang tính pháp lý cao nên việc khắc dấu tròn công ty phải tuân thủ quy định chặt chẽ của pháp luật Việt Nam. Để thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau.

Xem thêm:Khắc Dấu Ánh Sáng Việt – Địa chỉ cung cấp dịch vụ khắc dấu tròn công ty tại TPHCM

1. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao công chứng hoặc bản scan)

Đây là giấy tờ bắt buộc và quan trọng nhất trong quá trình khắc dấu tròn công ty. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (thường gọi là giấy phép kinh doanh) là văn bản do Phòng Đăng ký Kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp, xác nhận sự tồn tại hợp pháp của công ty. Trong giấy phép này sẽ thể hiện rõ các thông tin: tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, người đại diện pháp luật...

Cơ sở khắc dấu cần căn cứ vào các thông tin này để khắc dấu tròn đúng quy chuẩn, đảm bảo phù hợp với tên và tư cách pháp nhân của doanh nghiệp.

2. Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật

Đây là giấy tờ dùng để xác minh danh tính của người đứng ra yêu cầu khắc dấu. Trong trường hợp người đi làm dấu không phải là người đại diện theo pháp luật mà là nhân viên hoặc người được ủy quyền, thì cần kèm theo giấy ủy quyền hợp lệ (có chữ ký và dấu công ty nếu đã có). Một số cơ sở khắc dấu có thể yêu cầu thêm bản sao CMND/CCCD của người được ủy quyền để đối chiếu và lưu hồ sơ.

3. Mẫu dấu hoặc yêu cầu thiết kế dấu

Nếu doanh nghiệp đã có mẫu thiết kế dấu riêng (ví dụ: có thêm biểu tượng, logo công ty...), có thể gửi kèm file mẫu để đơn vị khắc dấu thực hiện theo yêu cầu. Trong trường hợp chưa có mẫu, cơ sở khắc dấu sẽ thiết kế theo mẫu chuẩn: hình tròn, ghi rõ tên công ty và mã số doanh nghiệp theo đúng quy định pháp luật.

Việc khắc dấu theo mẫu có thể giúp công ty tạo dấu ấn riêng, nhưng cần đảm bảo không vi phạm các quy định liên quan đến hình thức, nội dung và yếu tố bảo mật.

4. Giấy giới thiệu (nếu người đi làm dấu không phải là đại diện công ty)

Giấy giới thiệu là văn bản xác nhận cá nhân được công ty ủy quyền đến cơ sở khắc dấu để thực hiện thủ tục. Văn bản này cần ghi rõ họ tên người được giới thiệu, chức vụ (nếu có), số CMND/CCCD và nội dung được ủy quyền (ví dụ: “thay mặt công ty khắc dấu tròn doanh nghiệp tại cơ sở XYZ”). Giấy giới thiệu cần có chữ ký và dấu của người đại diện công ty.

5. Một số lưu ý về quy trình và pháp lý

Từ năm 2021, theo Luật Doanh nghiệp sửa đổi, doanh nghiệp không còn phải thông báo mẫu dấu với Sở Kế hoạch và Đầu tư như trước đây. Tuy nhiên, việc lưu mẫu dấu và sử dụng dấu trong nội bộ doanh nghiệp cần có quy định rõ ràng, tránh trường hợp lạm dụng hoặc giả mạo. Doanh nghiệp cũng có thể sở hữu nhiều con dấu tròn phục vụ các chi nhánh hoặc phòng ban, miễn là đảm bảo tính thống nhất và có nội quy quản lý.

Ngoài ra, sau khi khắc dấu xong, doanh nghiệp nên lưu mẫu dấu vào hồ sơ pháp lý và hướng dẫn các bộ phận liên quan cách sử dụng dấu đúng quy trình.