Lệ phí cấp mã số mã vạch và phí duy trì - doanh nghiệp cần biết?

Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, việc đăng ký mã số mã vạch trở thành yêu cầu gần như bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp sản xuất và phân phối hàng hóa. Tuy nhiên, bên cạnh thủ tục hồ sơ, nhiều doanh nghiệp vẫn băn khoăn về lệ phí cấp mã số mã vạch và phí duy trì ra sao. Bài viết dưới đây, UCC Việt Nam sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ phải đóng những loại phí nào, đóng khi nào, tính theo gì, và làm sao tối ưu chi phí hợp lý theo quy mô DN.

Lệ phí cấp mới và duy trì mã vạch

1. Sự khác nhau giữa lệ phí cấp mã số mã vạch và phí duy trì mã vạch

Khi doanh nghiệp đăng ký mã số mã vạch, cơ quan quản lý sẽ cấp quyền sử dụng mã thuộc hệ thống GS1 Việt Nam, được công nhận trên phạm vi toàn cầu.

Để duy trì quyền sử dụng hợp pháp đó, doanh nghiệp phải đóng lệ phí cấp mã số mã vạch và phí duy trì mã vạch theo hai giai đoạn:

Loại phíKhi nào phải đóng?Nộp cho ai?Cách tínhBản chất chi phíLệ phí cấp mã số mã vạch (phí đăng ký ban đầu)Chỉ đóng 1 lần duy nhất khi doanh nghiệp đăng ký mãGS1 Việt NamPhụ thuộc vào dải mã DN đăng ký (10 – 100 – 1000 – 10.000 mã)Giống “phí cấp quyền sử dụng mã” ban đầuPhí duy trì hằng nămĐóng mỗi năm 1 lần, kể từ năm thứ 2 trở điGS1 Việt NamTính theo doanh thu của DN trong năm trướcGiống “phí gia hạn quyền sử dụng mã”

Lợi ích khi đóng đầy đủ lệ phí mã vạch

• Mã vạch luôn hợp lệ và được quốc tế công nhận.
• Sản phẩm được phân phối dễ dàng vào siêu thị, cửa hàng, sàn TMĐT hoặc xuất khẩu.
• Doanh nghiệp tránh rủi ro bị thu hồi hoặc vô hiệu mã vạch do chậm phí duy trì.
• Thể hiện tính chuyên nghiệp và minh bạch trong hoạt động sản xuất và kinh doanh.

Mọi tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân có sản phẩm lưu hành trên thị trường đều cần hiểu rõ lệ phí cấp mã số mã vạch và phí duy trì hàng năm. Đây không chỉ là quy định bắt buộc, mà còn là khoản đầu tư cần thiết giúp sản phẩm hợp pháp, tăng uy tín và dễ dàng phát triển kênh phân phối.

Lợi ích khi đóng đầy đủ phí mã vạch

2. Lệ phí cấp mã số mã vạch và phí duy trì hàng năm

2.1. Lệ phí cấp mã số mã vạch và phí duy trì hàng năm

Một trong những điều khiến nhiều doanh nghiệp bối rối khi làm mã số mã vạch. Chẳng hạn như họ không biết mình phải đóng phí bao nhiêu, phí nào đóng một lần, phí nào đóng hằng năm. Và áp dụng trong trường hợp nào.

Theo Thông tư 232/2016/TT-BTC, lệ phí cấp mã số mã vạch và phí duy trì hàng năm như sau:

• Lệ phí cấp mới mã số mã vạch

Loại mã đăng kýMức phí cấp mớiMã doanh nghiệp GS1 (dùng để tự tạo mã vạch sản phẩm)1.000.000đMã địa điểm toàn cầu (GLN)300.000đMã EAN-8 (GTIN-8) dùng cho sản phẩm kích thước nhỏ300.000đ

• Mức thu phí đăng ký (xác nhận) sử dụng mã số mã vạch nước ngoài

STTPhân loạiMức thu1Hồ sơ có ít hơn hoặc bằng 50 mã sản phẩm500.000 đồng/hồ sơ2Hồ sơ trên 50 mã sản phẩm10.000 đồng/mã

• Mức thu phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm (niên phí)

Phí này dùng để duy trì và sử dụng mã vạch. Trong đó mã vạch tạo được càng nhiều sản phẩm thì mức phí duy trì càng cao.

STTPhân loại phíMức thu

(đồng/năm)1Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 1.1Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 10 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 100 số vật phẩm)500.0001.2Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 9 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 1.000 số vật phẩm)800.0001.3Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 8 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 10.000 số vật phẩm)1.500.0001.4Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 7 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 100.000 số vật phẩm)2.000.0002Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN)200.0003Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8)200.000

2.2. Loại hình doanh nghiệp ứng với mức phí khác nhau

Thay vì đọc bảng phí rồi tự đoán, hãy xác định theo cách đơn giản nhất như sau:

Trường hợp doanh nghiệpSố lượng sản phẩm (SKU)Loại mã phù hợpPhí duy trì hằng nămDoanh nghiệp nhỏ, số lượng sản phẩm ít, bán ổn địnhDưới 100 SKUMã GS1 – 10 số500.000đ/nămDoanh nghiệp đang phát triển, có nhiều biến thể sản phẩm (mùi, size, trọng lượng…)Dưới 1.000 SKUMã GS1 – 9 số800.000đ/nămDoanh nghiệp sản xuất lớn, OEM cho nhiều thương hiệu, SKU tăng liên tụcDưới 10.000 SKUMã GS1 – 8 số1.500.000đ/nămTập đoàn, chuỗi bán lẻ, hệ sinh thái sản phẩm đa ngànhDưới 100.000 SKUMã GS1 – 7 số2.000.000đ/năm

3. Một số trường hợp thực tế doanh nghiệp hay gặp

Tưởng sản phẩm ít ai ngờ SKU tăng vù vù

• Nhiều doanh nghiệp bắt đầu với 15 – 20 sản phẩm, nghĩ chọn gói 100 mã cho tiết kiệm.
• Nhưng chỉ sau 1 năm, sản phẩm thêm dung tích mới, thêm hương vị, thêm combo, thêm bao bì Tết. Mã sản phẩm nhảy lên 120 – 150 cái.
• Kết quả: phải nâng gói, làm lại hồ sơ, tốn thêm phí và mất thời gian.

Nhầm một sản phẩm bằng một mã vạch

• Ví dụ điển hình: Doanh nghiệp nước giải khát nghĩ mình chỉ có một loại nước thôi.
• Nhưng thực tế: 330ml – 500ml – 1L – pack 6 chai – thùng 24 chai. Điều này cho thấy có 5 SKU khác nhau cần 5 mã GTIN khác nhau.
• Đến khi in bao bì mới phát hiện thiếu mã phải dời lịch sản xuất.

Đổi bao bì nhưng vẫn giữ mã cũ

• Doanh nghiệp thay thiết kế, đổi định lượng, thêm thành phần nhưng vẫn dùng mã vạch cũ vì cho tiện.
• Hệ quả: siêu thị quét không khớp dữ liệu, hàng bị trả về, phải in lại bao bì.
• Mã vạch gắn với SKU, không gắn với “tên sản phẩm”.

Sản xuất OEM nhưng nghĩ dùng chung mã của nhà máy

• Bạn làm thương hiệu riêng, nhưng bao bì lại in mã vạch của xưởng.
• Khi đưa vào siêu thị, hải quan, sàn TMĐT bị từ chối vì mã không thuộc sở hữu doanh nghiệp.
• Thương hiệu riêng sẽ có loại mã riêng không được dùng chung.

Biết được những điều này, sẽ giúp doanh nghiệp tránh mắc phải sai lầm. Và giúp họ có thể dễ dàng đăng ký và đóng phí mã số mã vạch thành công, giúp tăng tính minh bạch, an toàn cho sản phẩm.

4. Lỗi thường gặp của doanh nghiệp khi đóng lệ phí cấp mã số mã vạch và phí duy trì mã

• Nộp sai thời hạn. Nhiều doanh nghiệp quên đóng phí duy trì trước ngày 30/6 hằng năm. Khiến mã số mã vạch bị tạm ngưng hoặc mất hiệu lực sử dụng.
• Ghi sai nội dung khi chuyển khoản. Không ghi rõ tên doanh nghiệp, mã MSMV hoặc loại phí khiến GS1 không thể đối chiếu và xác nhận khoản nộp.
• Chuyển nhầm tài khoản. Một số doanh nghiệp nộp vào tài khoản không thuộc GS1 Việt Nam. Dẫn đến không được ghi nhận phí.
• Không lưu chứng từ thanh toán. Thiếu biên lai hoặc sao kê khiến doanh nghiệp khó chứng minh đã nộp phí hoặc gặp rắc rối khi gia hạn.
• Không cập nhật thông tin doanh nghiệp. Thay đổi tên, địa chỉ, mã số thuế nhưng không báo với GS1 làm thông báo thu phí bị thất lạc.
• Nhầm lẫn giữa lệ phí cấp mã và phí duy trì. Chỉ nộp lệ phí ban đầu mà quên phí duy trì hằng năm khiến mã bị ngừng sử dụng.
• Ủy quyền cho bên dịch vụ nhưng không kiểm tra. Không xác nhận lại việc nộp phí hoặc thiếu biên lai hợp lệ từ đơn vị trung gian.

5. Kết luận

Việc hiểu rõ lệ phí cấp mới và duy trì mã vạch giúp doanh nghiệp chủ động về tài chính. Hơn nữa còn đảm bảo hoạt động sản xuất – kinh doanh không bị gián đoạn. Nếu bạn chưa quen với quy trình đăng ký hoặc muốn tiết kiệm thời gian, hãy liên hệ với UCC Việt Nam để được hướng dẫn chi tiết, đảm bảo hồ sơ hợp lệ và mã được cấp nhanh chóng.