Mso chia sẻ 05+ quy tắc đặt email tên miền cần lưu ý

Mỗi doanh nghiệp sẽ sử dụng một email tên miền riêng mà không trùng lặp với bất kỳ đơn vị, tổ chức nào khác. Chính vì vậy, người dùng cần lưu ý nắm rõ những quy tắc quan trọng trước khi tiến hành đặt tên cho email doanh nghiệp. 

Có những dạng email tên miền nào?

Tương ứng với mỗi lĩnh vực sẽ có email tên miền riêng, do đó người dùng cần nắm rõ một vài những tên miền thường xuyên được sử dụng hiện nay. Dưới đây là danh sách các tên miền quen thuộc mà người dùng có thể tham khảo:

• Tên miền .com, .vn: Phổ cập ở trên cả thế giới và Việt Nam, trong đó tên miền .com được sử dụng phổ biến trên toàn cầu, còn tên miền.vn là tên miền quốc gia.
• Tên miền .net: Dành cho các nhà cung cấp dịch vụ website, internet.
• Tên miền .org: Dành riêng cho các tổ chức chính phủ hoặc phi lợi nhuận.
• Tên miền .edu: Dành riêng cho tổ chức thuộc lĩnh vực giáo dục.
• Tên miền .info: Dành cho các doanh nghiệp, tổ chức hoạt động trong lĩnh vực thông tin.
• Tên miền .biz: Dành riêng cho các trang thương mại.
• Tên miền .gov: Dành riêng cho các tổ chức của chính phủ.

Khi đó, doanh nghiệp có thể tham khảo những tên miền được chúng tôi gợi ý bên trên để lên kế hoạch đặt email tên miền. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về những lợi ích khi doanh nghiệp đặt tên miền riêng cho dịch vụ email công ty.

Lợi ích khi đặt email tên miền riêng cho doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp sử dụng email tên miền, những lợi ích mà người dùng và tổ chức sẽ nhận được chắc chắn sẽ ứng dụng hiệu quả trong quá trình làm việc. Dưới đây là một vài những lợi ích mà doanh nghiệp có thể tham khảo như sau:

• Tổng hợp dễ dàng thông tin của đối tác, khách hàng một cách nhanh chóng mà không mất quá nhiều thời gian.
• Hỗ trợ giải đáp nhanh chóng mọi thắc mắc và yêu cầu của khách hàng hiệu quả nhất.
• Hỗ trợ tiếp cận, mở rộng thị trường trong tương lai, từ đó giúp doanh nghiệp có thêm nhiều khách hàng tiềm năng.
• Với email tên miền, doanh nghiệp có thể cung cấp đến khách hàng nhiều thông tin hữu ích dù ở bất cứ đâu.
• Tiết kiệm chi phí Marketing đáng kể thông qua hoạt động quảng bá.
• Quản lý đội ngũ nhân sự của cả doanh nghiệp, theo dõi hiệu quả kinh doanh.
• Xây dựng hình ảnh, thương hiệu theo hướng chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.

Với những lợi ích trên đây, người dùng đã hiểu được lý do vì sao nên sử dụng email tên miền cho doanh nghiệp. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về một vài những quy tắc quan trọng mà người dùng cần lưu ý trước khi tiến hành đặt tên miền sao cho phù hợp nhất.

05+ quy tắc đặt email tên miền quan trọng

Trước khi tiến hành đặt email tên miền cho doanh nghiệp, người dùng cần nắm được 05 quy tắc được chúng tôi gợi ý bên dưới đây. Lưu ý, cần áp dụng đầy đủ tất cả các quy tắc này để có một tên miền email phù hợp nhất.

Ngắn gọn

Quy tắc đầu tiên khi đặt email tên miền chính là đảm bảo yếu tố ngắn gọn nhất có thể. Thông thường, tên miền email sẽ có dạng ten@tendoanhnghiep.tenmien. Khi đó, tên sẽ chính là tên người dùng, phòng ban hoặc đội nhóm, sau @ chính là tên doanh nghiệp thì người dùng có thể sử dụng tên viết tắt hoặc tên không dấu và cuối cùng là tên miền thuộc danh sách được chúng tôi gợi ý ở phần đầu. Do đó, người dùng nên đặt email tên miền đảm bảo yếu tố càng ngắn gọn càng tốt cho chính doanh nghiệp của mình.

Quy tắc về ký tự

Xét về số lượng ký tự khi đặt email tên miền, thông thường tên miền sẽ không nên chứa các ký tự đặc biệt và khoảng trống. Tiếp đến, các ký tự được sử dụng trong tên miền từ a - z, 0 - 9 và có thể sử dụng dấu gạch để ngăn cách. Do đó, ngoài quy tắc về ngắn gọn thì người dùng cũng cần lưu ý thêm về ký tự để đặt cho email tên miền riêng.

Tuân thủ quy định

Tiếp đến là một quy tắc đặt email tên miền cũng quan trọng không kém mà người dùng cần lưu ý chính là tuân thủ những quy định được đưa ra. Dưới đây là một vài những quy định mà người dùng có thể tham khảo như sau:

• Tên miền chưa được đăng ký bởi bất cứ cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức nào.
• Tên miền đảm bảo đúng quy tắc về cấu trúc được phân loại theo từng lĩnh vực hoạt động cụ thể.
• Không chứa các cụm từ liên quan đến chủ quyền, an ninh, xâm phạm thuần phong mỹ tục.
• Tên miền nghiêm túc, rõ ràng, không sử dụng từ ngữ đa nghĩa trong Tiếng Việt.
• Phải có ít nhất một hoặc dãy ký tự với tên miền cấp cao là .vn.

Đặt tên dễ nhớ, dễ đọc

Quy tắc thứ tư khi người dùng muốn đặt email tên miền chính là lựa chọn những cái tên dễ đọc và dễ nhớ. Lưu ý, cách dễ nhất để người dùng có thể tham khảo chính là đặt tên miền gắn liền với thương hiệu của doanh nghiệp. Một ví dụ cơ bản mà người dùng có thể tham khảo như @hvn.vn, @gcs.vn, @mso.vn…

Hạn chế tên miền dễ nhầm lẫn

Một quy tắc cuối cùng mà chúng tôi muốn chia sẻ đến người dùng chính là hạn chế đặt những tên miền dễ gây nhầm lẫn. Điển hình như việc, hạn chế đặt tên miền có chứa từ ngữ gây nhầm khi khách hàng tìm kiếm, hay sử dụng 2 chữ o cùng với chữ u và w. 

Với những chia sẻ của chúng tôi trên đây, chắc hẳn người dùng đã có thêm nhiều thông tin hữu ích khi đặt email tên miền cho doanh nghiệp. Nếu trong quá trình thực hiện, người dùng cần chúng tôi hỗ trợ giải đáp vấn đề nào có thể liên hệ ngay đến địa chỉ:

Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365

Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.

Hotline: http://tel:02499997777

Email: vphn@hvn.vn.