Nguyên nhân gây lãng phí thời gian làm việc - giải pháp khắc phục

Vấn đề về lãng phí thời gian trong công việc là một hiện tượng phổ biến mà nhiều người phải đối mặt hàng ngày. Dù làm việc trong môi trường văn phòng hoặc tự làm chủ, chúng ta đều có thể gặp tình trạng mất tập trung và không hiệu quả. Vậy nguyên nhân gây lãng phí thời gian là gì? Làm thế nào để khắc phục để đạt được hiệu quả cao hơn? Hãy cùng phần mềm Ninja tìm ra câu trả lời trong bài viết này!

I. Nguyên nhân gây lãng phí tgian trong doanh nghiệp là gì?

Một trong những thách thức lớn mà các doanh nghiệp thường phải đối mặt là việc nhân viên không tận dụng thời gian làm việc một cách hiệu quả. Nhiều nhân viên bị phân tâm khi làm việc. Ngược lại, cũng có những người dù cố gắng làm việc không ngừng nghỉ, tốn rất nhiều thời gian nhưng vẫn không đạt được kết quả mong muốn. Vậy nguyên nhân của vấn đề này là gì?

1. Không có kế hoạch và quy trình làm việc rõ ràng

Đa số doanh nghiệp đều đối mặt với vấn đề làm việc mà thiếu đi mục tiêu và kế hoạch rõ ràng. 

Việc thiếu đi kế hoạch và mục tiêu rõ ràng làm cho công việc dường như nhẹ nhàng ban đầu nhưng sau đó trở nên nặng nề, không tạo động lực và sự hứng thú cho nhân viên. Điều này dẫn đến hai xu hướng xấu: 

- Một số nhân viên thiếu trách nhiệm, tận dụng lỗ hổng để tránh trách nhiệm

- Những người tận tâm lại cố gắng đảm nhận toàn bộ công việc trong ca làm việc của họ

Nhìn chung cả hai trường hợp này đều dẫn đến sự tụt dốc nghiêm trọng về năng suất và hiệu suất công việc.

2. Lạm dụng mạng xã hội, internet, điện thoại

Nguyên nhân chính gây lãng phí thời gian được xếp ở vị trí hàng đầu là việc lạm dụng Internet và điện thoại di động. Nhiều người, từ trẻ em đến người lớn, đều rơi vào tình trạng mê hoặc bởi công nghệ.

Hình ảnh của một người chúi xuống điện thoại mà không chú ý đến đường đi, mắt dán chặt vào màn hình và quên cả việc ăn và ngủ trở nên phổ biến. Có lẽ, bạn cũng không muốn thấy bản thân mình trở thành một trong những trường hợp như vậy.

3. Multitasking - Thói quen làm việc đa nhiệm 

Làm việc đa nhiệm là việc thực hiện nhiều công việc trong khoảng thời gian nhất định. Hiện tượng này thường xuyên xuất hiện ở nhân viên văn phòng và những người làm việc tại các doanh nghiệp lớn.

Nghiên cứu khoa học chứng minh rằng não bộ con người khó khăn trong việc thực hiện tốt nhiều công việc cùng một lúc. Việc phân tâm với những hoạt động không liên quan và không cần thiết trong thời gian làm việc là nguyên nhân chính gây lãng phí thời gian và giảm năng suất làm việc.

4. Phân bổ môi trường làm việc thiếu tập trung

Việc doanh nghiệp không có sự tổ chức trong việc phân bổ chỗ ngồi và thiết kế không gian làm việc cho nhân viên cũng là một trong những nguyên nhân gây lãng phí thời gian. Có thể bạn chưa biết, môi trường làm việc thiếu tổ chức có thể dẫn đến việc quên sắp xếp lại thứ tự ưu tiên cho công việc theo thời gian.

5. Không hệ thống hóa quy trình phân công và giao việc

Làm việc mà không có kế hoạch, sử dụng thời gian một cách bừa bãi, hoặc lùi việc từ hôm nay sang ngày mai. Tất cả đều là những thói quen tiêu cực khi làm việc trong một nhóm. Những thói quen này có thể dẫn đến tình trạng công việc lộn xộn, khó tính giờ làm việc, khó theo dõi và thường xuyên gặp vấn đề trễ deadline...

6. Trì hoãn khi làm việc

Trong quan điểm của nhiều người, thường có xu hướng nghĩ rằng: 'Công việc hôm nay không làm, để mai làm'. Đây chính là một trong những nguyên nhân gây lãng phí thời gian làm việc. Hậu quả chính là sự tích tụ thành một 'núi công việc' mà bạn khó khăn để giải quyết.

Tình trạng này ảnh hưởng đến tính kỷ luật trong công việc của bạn, thậm chí ảnh hưởng đến kế hoạch công việc trong tháng hay cả năm của bạn. Vì vậy, quan trọng là hãy cố gắng đặt deadline cho công việc và hoàn thành chúng đúng thời hạn.

7. Thường xuyên kiểm tra thư điện tử

Hầu hết chúng ta đều dành một lượng thời gian quan trọng hàng ngày để tìm kiếm thông tin không liên quan đến công việc. Bao gồm kiểm tra thường xuyên thư cá nhân, xem tin nhắn,...

Để giải quyết vấn đề mất tập trung, bạn có thể dành một khoảng thời gian cố định mỗi ngày để kiểm tra thư cá nhân. Ví dụ như 2 - 3 lần, nhằm tránh tình trạng lãng phí thời gian khi phải chuyển đổi giữa các tác vụ và khôi phục tinh thần làm việc.

8. Dành quá nhiều thời gian cho việc nghỉ ngơi

Thời gian nghỉ ngơi đóng vai trò quan trọng trong việc khôi phục năng lượng sau một ngày làm việc đầy khó khăn. Tuy nhiên, việc nghỉ ngơi ngay sau một khoảng thời gian ngắn là không hiệu quả và không hấp dẫn. Dành quá nhiều thời gian cho việc nghỉ ngơi có thể dẫn đến mất động lực. Từ đó gây mất tập trung vào công việc khác và tạo ra ý thức rằng nghỉ ngơi là điều cần thiết bất kể tình huống nào.

II. Cách loại bỏ những nguyên nhân gây lãng phí thời gian

Việc gây lãng phí thời gian trong doanh nghiệp là một vấn đề đáng báo động khi công việc không được xử lý một cách chỉn chu nhất. Công việc không hoàn thành đồng nghĩa với sự phát triển của doanh nghiệp đó sẽ bị giảm theo. Vậy làm thế nào để khắc phục tình trạng này? Giải pháp dành cho các nhà quản lý đó là sử dụng phần mềm chia ca làm việc cho nhân viên.

Achamcong là một phần mềm chia ca làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả cho nhân viên. Với những tính năng nổi bật, phần mềm này đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc thiết lập lịch làm việc cho nhân viên theo từng phòng ban và chi nhánh trên cùng một hệ thống. Quản lý có thể dễ dàng theo dõi và quản lý ca làm việc của từng nhân viên mà không lo lẫn lộn thông tin hay mất dữ liệu. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ chức năng chấm công, giúp tính toán ngày công và lương của nhân viên một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Bài viết trên phần mềm Ninja đã giúp bạn hiểu rõ nguyên nhân gây lãng phí thời gian trong doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp giải quyết lãng phí thời gian hiệu quả.