Nguyên tắc xây dựng bản mô tả công việc trong doanh nghiệp

Bản mô tả công việc là gì

Bản mô tả công việc cho một vị trí công việc (hay “chức danh công việc”) là tài liệu nêu ra các nhiệm vụ, trách nhiệm mà một người khi đảm nhiệm vị trí công việc đó phải thực hiện và hoàn thành một cách tốt nhất. Bản mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó.

Bản mô tả công việc giúp trả lời các câu hỏi sau:

• Ai là người thực hiện công việc? Vị trí của họ trong hệ thống của tổ chức?
• Mục tiêu công việc đó là gì?
• Tại sao công việc đó phải được thực hiện?
• Các công việc, nhiệm vụ chính phải hoàn thành?
• Công việc được thực hiện ở đâu?
• Khi nào công việc được coi là hoàn tất?
• Phương tiện, trang bị thực hiện công việc?
• Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?

Ý nghĩa của bản mô tả công việc trong doanh nghiệp

Với bản mô tả công việc trong phần mềm nhân sự sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn:

• Hoạch định nguồn nhân lực: Việc phân biệt chức năng, quyền hạn, trách nhiệm cũng như nhiệm vụ ở mỗi vị trí trong doanh nghiệp giúp đảm bảo “đúng người, đúng việc”, từ đó xác định được rõ nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp.
• Tuyển dụng: Bản mô tả công việc là tiền đề cho việc tuyển chọn ứng viên đáp ứng yêu cầu công việc, tránh việc tuyển dụng sai đối tượng.
• Đào tạo, phát triển nhân lực: Bản mô tả công việc là công cụ xác định các yêu cầu năng lực (kiến thức, kỹ năng, thái độ) của người đảm nhiệm vị trí công việc, là cơ sở xác định nhu cầu đào tạo, phát triển cho nhân viên.
• Lương và phúc lợi: Bản mô tả công việc là căn cứ xác định trách nhiệm, thước đo năng lực của các cá nhân từ đó đưa ra mức lương, phúc lợi cho vị trí công việc đó một cách chính xác và công bằng.
• Đánh giá hiệu quả công việc: Mục tiêu công việc và trách nhiệm cá nhân được xác định ở bản mô tả công việc là căn cứ đánh giá hiệu quả làm việc của các nhân viên trong kỳ.

Bản mô tả công việc được coi là một công cụ bất ly thân của người làm nhân sự, là “xương sống” của trong công tác quản trị nhân sự.

Tuy nhiên, để xây dựng được hệ thống bản mô tả công việc đầy đủ, chính xác cho từng vị trí công việc, doanh nghiệp cần lưu ý một số nguyên tắc quan trọng sau:

1. Chuẩn hóa vị trí, chức danh

Cần xác định các vị trí công việc trong doanh nghiệp một cách chính xác, rõ ràng, tránh việc trùng lặp, chồng chéo giữa các vị trí, dẫn đến sự phân chia trách nhiệm không rõ ràng.



2. Mục tiêu công việc

Bản mô tả công việc phải xác định rõ mục tiêu của vị trí công việc. Căn cứ các chức năng chính mà vị trí đó đảm nhận để xác định mục tiêu công việc phù hợp.

3. Chức năng và nhiệm vụ

Bản mô tả công việc phải chỉ rõ được các chức năng, nhiệm vụ của mỗi vị trí công việc. Nhiệm vụ được mô tả với hành động cụ thể (làm gì?), đảm bảo đúng với thực tế. Tuy nhiên, bản mô tả công việc không nên mô tả quá chi tiết hoặc quá nhiều thông tin, tránh làm người lao động khó xác định được công việc chủ yếu mà họ phải làm.


4. Quyền hạn và trách nhiệm

Quyền hạn và trách nhiệm tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của vị trí. Bản mô tả công việc cần phải chỉ rõ cho cá nhân đảm nhận công việc thấy rõ nhiệm vụ của mình với các quyền hạn như thế nào, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của các nhiệm vụ đó.

5. Yêu cầu năng lực

Bản mô tả công việc bao gồm các yêu cầu năng lực cơ bản cho nhân viên có thể bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ. Đây là những yêu cầu về năng lực cần thiết ở mức tối thiểu đối với vị trí để thực hiện được các nhiệm vụ đã nêu, chứ không phải là mô tả về năng lực của các cá nhân thực tế tại công ty hoặc mô tả công việc quá cao và ít người có khả năng đáp ứng.




6. Linh hoạt trong xây dựng bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc bất biến và không thay đổi là một quan niệm sai lầm của nhiều người quản lý. Trong một môi trường mà các doanh nghiệp phải đối đầu với sự cạnh tranh ngày càng gia tăng và sự đòi hỏi liên tục đổi mới về sản phẩm hoặc dịch vụ của thị trường, doanh nghiệp phải không ngừng cải tiến về kỹ thuật, quy trình sản xuất sản phẩm và cung cách phục vụ. Những điều này buộc doanh nghiệp phải luôn đổi mới chiến lược và cơ cấu, cũng như cách thực hiện công việc của từng nhân viên cũng phải liên tục thay đổi. Nội dung công việc của từng vị trí thay đổi theo sự thay đổi của tổ chức, vì vậy bản mô tả công việc cần phải phản ánh được những sự thay đổi này.

Với những nguyên tắc cơ bản trên, SINNOVA hi vọng giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống bản mô tả công việc một cách chặt chẽ, chính xác với phần mềm quản lý nhân sự.