Những công việc của thư ký chuyên nghiệp bạn cần biết
Ngày đăng: 4/19/2022 2:24:54 PM - Lĩnh vực khác - TP HCM - 234Chi tiết [Mã tin: 3782441] - Cập nhật: 50 phút trước
Thư ký giám đốc là gì? Những công việc của thư ký giám đố là gì? Những tố chất cần thiết của thư ký?
Đó là những thứ mình sẽ giải đáp cho các bạn trong bài viết dưới đây. Cùng với những sự thật về thư ký giám đốc nhá.
1. Thư ký giám đốc là gì ?
Thư ký giám đốc là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc.
Thư ký ban đầu chỉ thực hiện các chức năng liên quan đến việc ghi chép biên bản, hay các ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền. Ngày nay chức năng, nhiệm vụ và công việc của các thư ký đã được mở rộng, thư ký đã trở thành một nghề phổ biến trong xã hội hiện đại.
2. Những công việc của thư ký giám đốc
+ Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban Giám đốc
+ Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Giám đốc Hỗ trợ công tác văn thư của văn phòng Giám đốc: Lưu trữ hồ sơ, chuẩn bị hồ sơ Giám đốc khi đi công tác.
+ Truyền đạt thông tin của Giám Đốc đến các phòng ban, bộ phận liên quan và gửi phản hồi trực tiếp cho Ban Giám Đốc.
+ Thực hiện công tác hậu cần cho các chuyến công tác của Ban Giám đốc (liên hệ đối tác, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, làm các thủ tục visa).
+ Giúp việc cho Ban Giám đốc trong các quan hệ đối nội và đối ngoại khi cần thiết
+ Chăm sóc khách hàng (gửi quà, hoa vào các dịp lễ, kỷ niệm…). Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu. Các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc.
3. Những tố chất của thư ký giám đốc
+ Kỹ năng giao tiếp
Đây là kỹ nằng liên quan đền phần kỹ năng mềm, bạn phải học và trầu dồi thêm kỹ năng mềm như giao tiếp vì trong ngành này là bạn sẽ thường xuyên tiếp xúc với nhiều người trong quá trình làm việc như giám đốc, những người cấp cao, nhân viên đồng nghiệp khác, ngoài ra sẽ còn nhiều khách hàng quan trọng khác nữa,… Nên bạn phải có kỹ năng giao tiếp tốt để có thể nói chuyện gần gủi với mọi người xung quanh , tạo được nhiều mối quan hệ tốt với mọi người, vừa có thể thuận tiện trong qua trình làm việc , vì mọi người có thể dễ dàng giao tiếp với nhau, đưa ra những ý kiến bản thân.
+ Kỹ năng tổ chức
Thêm một trong những kỹ năng của thư ký nữa là kỹ năng tổ chứ, vd: lên lịch hẹn, chuẩn bị những tài liệu quan trọng trước khi 1 cuộc hộp bắt đầu,trả lời các cuộc gọi từ khách hàng, Các cuộc họp quan trọng, các chuyến bay vào phút cuối, các hoạt động xây dựng đội ngũ ngoài công trường chỉ là một vài trong số các nhiệm vụ đầy thách thức mà một thư ký sẽ cần phải tổ chức một cách thường xuyên
+ Hiểu biết nhiều về công nghệ
Đây là một kỹ năng được thêm vào, vì bây giờ là thời đại 4.0 nên công nghệ lẫn thông tin dần đang phát triển nên người thư ký phải thường xuyên cập nhật những thông tin cần thiết về công nghệ để có thể, biết và cập nhật hay bổ xung những thiết bị hay công nghệ mới cho công ty hợp túi tiền của công ty.
+ Phải có tính độc lập với quyết đoán
Một ông chủ ở vị trí rất cao thường có thể bị bao vây bởi các nhân viên – thường có thể dẫn đến việc ông chủ bị cô lập với thực tế. Một thư ký tuyệt vời cần phải có lòng can đảm (và ý thức) để từ chối các cuộc gọi để xin gặp ông chủ. Các ông chủ thường có thể đi du lịch hoặc bị mắc kẹt trong các cuộc họp mặt sau, để thư ký tự làm việc. Do đó, một thư ký giỏi là người có thể làm việc độc lập và có đủ tự tin để đưa ra quyết định mà không cần phải tìm kiếm sự chấp thuận từ ông chủ của mình.
Thư ký văn phòng là cánh tay phải của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin nên khi tuyển nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn cần một thư ký văn phòng nhạy bén, có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan. Ví dụ như bạn phải biết được thông tin nào là đáng quan trọng trong một hợp đồng mới của công ty.
+ có kỹ năng định hướng tốt
Chỉ cần thiếu một chi tiết nhỏ nhất thường có thể làm học lịch trình hoặc sự kiến đã được lên kế hoạch tốt nhất. Với các sự kiện hoặc cuộc họp có sự tham gia của các nhà lãnh đạo cấp cao, đôi khi một lỗi nhỏ có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến nhà lãnh đạo, hoặc thậm chí đối với chính doanh nghiệp.
Do đó, việc rất tỉ mỉ với sự chú ý nhất quán đến từng chi tiết được nhiều nhà tuyển dụng và giám đốc điều hành cấp cao đánh giá cao là một trong những đặc điểm quan trọng nhất đối với một thư ký hàng đầu.
+ Cẩn thận trong quá trình làm việc
Là một thư ký cá nhân, bạn sẽ thường xuyên giữ bí mật thông tin cá nhân hoặc thông tin cá nhân của mình. Chia sẻ thông tin này với bất kỳ người nào khác sẽ rất không chuyên nghiệp và vi phạm lòng tin. Các thư ký tốt nhất hoàn toàn trung thành và có thể được tin tưởng để kín đáo về tất cả các khía cạnh của cuộc sống của chủ nhân của họ.
4. Mức lương của thư ký giám đốc
Theo khảo sát và tổng hợp mức lương Thư ký Tổng Giám đốc sẽ có phần chênh lệch hơn so với Thư ký Giám đốc như sau:
Mức lương thấp nhất: 5 triệu/tháng.
Lương bậc thấp: 8,6 triệu/tháng.
Lương trung bình: 10,6 triệu/tháng.
Lương bậc cao: 12,7 triệu/tháng.
Lương cao nhất: 33,8 triệu/tháng.
5. Tổng kết
Thư ký giám đốc là một nghành nghề chỉ dành cho những người có đam mê và chăm chỉ, có tính kiên trì trong công việc vì công việc đồi hỏi bạn phải hết mình vì công việc, như vậy thì mới đạt hiệu quả cao được. Vậy là mình đã giới thiệu cho các bạn về ngành thư ký giám đốc và cũng như là phổ biến hơn về công việc hay những tố chất cần thiết về thư ký.
Cảm ơn bạn đã xem và chúc các bạn thành công
Tin liên quan cùng chuyên mục Lĩnh vực khác
- 5
Bán nhà chính chủ mặt tiền gò vấp 100m2 ngang 5m tiện xây
Cập nhật: vài giây trước - 2
Bán gấp nhà hẻm 433 lê đức thọ 80m2 rộng 6.7m 4l tặng nội thất ngay cc gia phát nhỉnh 8 tỷ
Cập nhật: vài giây trước - 5
Bán nhà bình thạnh 99 m2 mặt tiền vip kinh doanh sầm uất
Cập nhật: vài giây trước - 2
Chỉ 11 tỷ 900 có nhà mặt tiền kinh doanh sầm uất đ.số 21 ngang 5m 90m2 view hãng xe isuzu.
Cập nhật: vài giây trước - 2
Nhà phố hxt 4 tầng đẹp thống nhất 71m2 ngang 5.2m gần nhà thiếu nhi gv nhỉnh 10 tỷ.
Cập nhật: vài giây trước - 5
Bán nhà phú nhuận sát hxh 45m2 2 tầng đẹp lung linh khu vip
Cập nhật: vài giây trước - 2
Bán mặt tiền dt khủng 600m2 ngang 15m dương thị mười kd đỉnh gần bv q12 32 tỷ.
Cập nhật: vài giây trước - 2
Mặt tiền kd sầm uất bùi quang là 236m2 ngang 9m cấp tứ tiện xây tòa nhà gần emart 12.5 tỷ.
Cập nhật: vài giây trước - 5
Bán nhà phú nhuận hxh 40m2 ngang 4m nhà mới hẻm thông oto
Cập nhật: 1 phút trước - 2
Căn hộ sarina condominium kđt sala 3pn 127m2, nội thất châu âu nhỉnh 16 tỷ
Cập nhật: 1 phút trước - 2
Vinhomes grand park q9 - căn góc 3pn 71m2 full nội thất nhỉnh 4 tỷ (tl)
Cập nhật: 1 phút trước - 2
Bán nhà hẻm xe hơi gần lã xuân oai thủ đức_48m2_4x12m_giá chỉ 5 tỷ
Cập nhật: 1 phút trước - 2
Hot giá sốc mtkd rộng 40m nguyễn oanh 133m2(5x27) c4 tiện xây tòa nhà gần chợ tỷ
Cập nhật: 1 phút trước - 2
Bán nhà mặt tiền sổ hồng riêng_92m2_gần ngã tư bình phước_thủ đức_chỉ 11 tỷ
Cập nhật: 1 phút trước - 2
Hiếm - duy nhất 1 căn q9- chủ cần bán gấp - giảm tận 2 tỷ còn 3,x tỷ .
Cập nhật: 1 phút trước - 2
Bán nhà mặt tiền_78m2_gần chợ hiệp bình_hiệp bình chánh_thủ đức_giá 6,8 tỷ
Cập nhật: 1 phút trước - 5
Bán nhà bình thạnh hxh 62m2 ngang 7m 2 tầng 4 phòng ngủ
Cập nhật: 1 phút trước - 2
Bán nhà dương đình hội hxh_84m2_phước long b_thủ đức_giá nhỉnh 5 tỷ
Cập nhật: 1 phút trước - 2
Bán căn 3pn - 95m2 hàng hiếm akari city - bình tân nhỉnh 4 tỷ tháng 12/2023
Cập nhật: 2 phút trước - 2
Bán nhà hẻm xe hơi đường 2 tăng nhơn phú a_74m2_4.1xm_giá nhỉnh 5 tỷ
Cập nhật: 2 phút trước - 5
Bán nhà bình thạnh 99 m2 mặt tiền vip kinh doanh sầm uất
Cập nhật: 2 phút trước - 2
Bán chdv 7 lầu mới đường 12m dts 866m2 ngang 7.2m 36pn tn hơn 1.5 tỷ view emart 38.5 tỷ.
Cập nhật: 2 phút trước - 5
Bán nhà bình thạnh hxh 50 m2 5 tầng ngang 4m 9 phòng ngủ lê
Cập nhật: 2 phút trước - 2
Bán chdv ngang 6.1m 5 tầng t.máy 130m2 tn 140tr dương quảng hàm sát bình thạnh 13.5 tỷ.
Cập nhật: 2 phút trước - 2
Bán gấp nhà mặt tiền quang trung sầm uất ngang 7.5m 117m2 4 tầng ngay ubnd quận 24.5 tỷ.
Cập nhật: 2 phút trước - 2
Ngộp nặng nhà mtkd nguyễn văn công, dtsd 0m2, kd đỉnh, vài phút tới sân bay, nhỉnh 10 tỷ
Cập nhật: 2 phút trước - 5
Bán nhà quận 1 hxh 100m2 nở hậu 6.6 m 50t/m2 hàng hiếm đinh
Cập nhật: 3 phút trước - 2
Mặt tiền kinh doanh ngộp 80m2 nở hậu chu văn an bình thạnh cho thuê 40 triệu 11 tỷ.
Cập nhật: 3 phút trước - 5
Bán nhà phú nhuận hxh 40m2 ngang 4m nhà mới hẻm thông khu
Cập nhật: 3 phút trước - 5
Bán nhà phú nhuận 30m2 3 tầng 4 phòng ngủ nở hậu 4.3m huỳnh
Cập nhật: 3 phút trước - 5
Bán nhà bình thạnh 90 m2 mặt tiền vip kinh doanh sầm uất
Cập nhật: 3 phút trước - 2
Bán gấp nhà 2 mặt tiền nguyễn văn lượng 96m2 4 tầng vừa ở vừa kd view cityland 9.2 tỷ.
Cập nhật: 3 phút trước - 2
Bán nhà hẻm xe hơi lã xuân oai_long trường_thủ đức_53m2_giá chỉ 3.7 tỷ
Cập nhật: 4 phút trước - 2
Bán gấp nhà 6 tầng đẹp lung linh phạm văn chiêu dtsd 360m2 kèm nt xịn nhỉnh 10 tỷ.
Cập nhật: 4 phút trước - 4
Bán nhà bình thạnh hxh 60m2 ngang 4m 5 tầng btct 6 phòng
Cập nhật: 4 phút trước - 5
Bán nhà mặt tiền siêu phẩm 80m2 6 tầng thang máy khu vip
Cập nhật: 4 phút trước - 2
Bán nhà sổ hồng riêng hẻm xe hơi_82m2_đình phong phú_thủ đức_chỉ 7.2 tỷ
Cập nhật: 4 phút trước - 5
Bán nhà phú nhuận hxh 41m2 ngang 4m nhà mới hẻm thông khu
Cập nhật: 5 phút trước - 2
Bán mặt tiền biệt thự khu him lam vip trường thọ 100m2_5*20 3t 4pn chỉ10 tỷ nhỉnh
Cập nhật: 5 phút trước - 2
Bán đất thổ cư mặt tiền gần giga mall phạm văn đồng hbc 142m2_7.5x19m chỉ 12.xx tỷ giá đầu tư
Cập nhật: 5 phút trước - 2
Ngộp giảm sốc 1 tỷ bán nhà hẻm xe hơi gần lê văn việt 80m2_6*14m 3t 54pn chỉ nhỉnh 5 tỷ
Cập nhật: 5 phút trước - 2
Bán nhà hẻm xe hơi gần chợ xuân hiệp linh xuân 90m2_5*m 3 tầng 3pn chỉ 4.xtỷ siêu tiện ích
Cập nhật: 5 phút trước - 2
Bán nhà gần kha vạn cân, linh tây thủ đức, 76m2_4x19m chỉ 2.x tỷ, giá rẻ
Cập nhật: 5 phút trước - 2
Bán nhà gần lê văn việt , tăng nhơn phú b, 65m2, 2 tầng chỉ 3 tỷ nhỉnh, giảm sốc 500tr
Cập nhật: 5 phút trước - 2
Mặt tiền kinh doanh gần quốc lộ 1k linh xuân thủ đức, 105m2 chỉ 12.x tỷ, 5tầng, giá đầu tư
Cập nhật: 5 phút trước - 2
Bán nhà 2 tầng 70m2 gần phạm văn đồng_hẻm xe hơi _hiệp bình chánh_giá 3,8 tỷ
Cập nhật: 5 phút trước - 2
Bán nhà gần tô ngọc va6h,tam phú, thủ đức 60m2, hẻm xe tải chỉ 3.xx tỷ giá siêu rẻ
Cập nhật: 5 phút trước - 2
Bán nhà gần phạm văn đồng, linh đông thủ đức, 80m2, ngang 6m, 1 căn ra mặt tiền chỉ 4 tỷ nhỉnh
Cập nhật: 5 phút trước - 2
Bán nhà phạm văn đồng, linh tây, thủ đức, 55m2 chỉ nhỉnh 2 tỷ tặng nhà 2 tầng
Cập nhật: 5 phút trước - 2
Mặt tiền kinh doanh đỉnh gò dưa,tam bình, thủ đức 225m2 chỉ nhỉnh 70tr.m2 lời ngay khi mua
Cập nhật: 5 phút trước