Quy trình 5 bước nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm online chi tiết

Công bố mỹ phẩm là một thủ tục hành chính bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh, sản xuất đều phải làm. Bạn có thể thực hiện nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm online. Quy trình thực hiện như thế nào?

1. Hướng dẫn quy trình nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm online

1.1. Hồ sơ cần chuẩn bị để công bố mỹ phẩm

Đối với mỹ phẩm sản xuất trong nước

• Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm theo quy định;
• Giấy ủy quyền phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam (đối với tổ chức, cá nhân không phải nhà sản xuất).
• Bảng công thức thức thành phần (để kê khai vào phiếu công bố mỹ phẩm)

Đối với mỹ phẩm nhập khẩu

• Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm theo quy định;
• Giấy ủy quyền phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam (đối với tổ chức, cá nhân không phải nhà sản xuất) được hợp pháp lãnh sự;
• Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS); (trừ trường hợp sản phẩm mỹ phẩm được lưu hành và xuất khẩu từ các nước thành viên Hiệp định CPTPP), được hợp pháp lãnh sự.
• Bảng công thức thành phần (để kê khai vào phiếu công bố mỹ phẩm)

1.2. Trình tự các bước nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm online

Bước 1: Truy cập hệ thống

• Truy cập vào hệ thống Cổng thông tin một cửa quốc gia
• Tạo tài khoản mới hoặc Đăng nhập bằng tài khoản có sẵn

Bước 2: Tạo hồ sơ

• Khai báo thông tin đơn đăng ký cấp số tiếp nhận giấy đăng ký mỹ phẩm
• Có thể khai báo bằng một trong 2 cách sau:

1/ Khai báo trực tiếp trên giao diện của hệ thống

Từ trang chủ hệ thống, nhấn chuột vào menu “BỘ Y TẾ”. Chọn “CÔNG BỐ MỸ PHẨM”

Nhấn “Tạo mới hồ sơ” để thực hiện khai báo mới thông tin hồ sơ

Hệ thống hiển thị màn hình thêm mới. Thực hiện nhập đầy đủ các thông tin hợp lệ

Sau khi nhập đầy đủ thông tin trong tab Hồ sơ, nhấn nút “Lưu” ở dưới màn hình thêm mới. Hệ thống hiển thị màn hình xác nhận việc lưu hồ sơ, nhấn OK.

2/ Khai báo bằng file excel

Từ trang chủ hệ thống, nhấn chuột vào menu “BỘ Y TẾ”. Chọn “CÔNG BỐ MỸ PHẨM”

Nhấn “Tạo mới hồ sơ” để thực hiện khai báo mới thông tin hồ sơ

Ở mục “Thêm mới từ Excel”, nhấn vào nút “Bảng khai hồ sơ mẫu”

Chọn “Save File”, nhấn nút “OK” để tải file excel về máy

Thực hiện nhập các thông tin đầy đủ và hợp lệ vào file Excel đã tải

Quay lại màn quản lý hồ sơ công bố mỹ phẩm, nhấn chọn “Tạo mới hồ sơ”

Ở mục “Thêm mới từ Excel”, nhấn nút “Browse”

Chọn file Excel đã khai báo đầy đủ thông tin, nhấn nút “Open”

Nhấn nút “Nhập”

Hệ thống sẽ tự động điền các trường thông tin trên màn hình bằng cách lấy các trường thông tin tương ứng từ file Excel

Khai báo file đính kèm

Sau khi khai báo đầy đủ thông tin hồ sơ đăng ký, thực hiện khai báo file đính kèm cho hồ sơ bao gồm: Giấy ủy quyền phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam (đối với tổ chức, cá nhân không phải nhà sản xuất); Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS); Tài liệu khác.

Sau khi lưu thành công đơn đăng ký, chuyển sang tab file đính kèm để khai báo file đính kèm

Thực hiện chọn Loại tệp đính kèm. Tiếp theo nhấn nút “Browse”, chọn đến file đính kèm. Sau đó nhấn nút “Thêm tệp”

Màn hình sau khi upload file đính kèm thành công

Lưu ý về file đính kèm:

Định dạng file đính kèm: pdf, jpg, tif;

Tổng dung lượng tối đa của tất cả các tệp đính kèm trong 1 hồ sơ: 3MB.

Bước 3: Gửi hồ sơ đăng ký công bố mỹ phẩm

Ký hồ sơ

Tại màn hình quản lý hồ sơ công bố mỹ phẩm, nhấn nút “Quản lý chữ ký”

Nhấn nút “Browse” để chọn file chữ ký, sau đó nhấn nút “Tải lên”

Gửi hồ sơ sử dụng chữ ký số

Tại màn hình quản lý hồ sơ công bố mỹ phẩm, thực hiện tìm kiếm hồ sơ cần gửi

Nhấn vào nút hình lá thư ở cột Gửi. Hệ thống hiển thị thông báo, nhấn “OK” để gửi hồ sơ

Xuất hiện màn hình Security Warning. Nhấn vào ô “I accept the risk…” và nhấn nút “Run” để chạy ứng dụng

Chọn chứng thư số

Nhập mã pin vào ô User PIN cho chứng thư số đã chọn. Sau đó nhấn nút “Login”

Hệ thống thông báo gửi hồ sơ thành công. Nhấn “OK”

Bước 4: Nộp phí hồ sơ

Nộp phí công bố qua hình thức chuyển khoản và xác nhận lại trên hệ thống.

Bước 5: Nhận kết quả số tiếp nhận công bố mỹ phẩm theo thông báo trên website

2. Những lưu ý quan trọng khi đăng ký công bố mỹ phẩm online

Thực hiện nộp hồ sơ hành chính theo hình thức online khá là thuận tiện nhưng cũng đem lại nhiều khó khăn, phức tạp đối với những ai lần đầu đăng ký. THIÊN DI xin chia sẻ đến quý khách hàng một số lưu ý quan trọng cần nắm để giúp việc đăng ký công bố mỹ phẩm online được thực hiện nhanh hơn và tránh các sai sót thường gặp:

Trước hết, vì đây là hình thức online nên đương nhiên quý khách cần phải có cho mình một tài khoản trên Cổng thông tin một cửa quốc gia

Thứ hai, các thao tác thực hiện sau khi đăng nhập vào hệ thống dữ liệu quốc gia cần phải được thao tác chính xác và các bước dường như khá nhiều và phức tạp, do vậy quý khách cần phải thật tập trung khi thực hiện việc đăng ký thủ tục

Thứ ba, các thông tin mà quý khách nhập trên hệ thống phải chuẩn xác với thông tin có trong bộ hồ sơ giấy. Nếu có sai xót, hồ sơ của quý khách sẽ bị hoàn trả lại bất cứ lúc nào

Thứ tư, bên cạnh những thông tin cơ bản thì còn rất nhiều thông tin cần chuẩn bị cho trường hợp cụ thể của quý khách. Quý khách hãy đọc thật kỹ những yêu cầu cần cung cấp và điền thông tin chính xác nhé.

3. Tại sao nên sử dụng dịch vụ công bố mỹ phẩm

Nếu không có một trình độ chuyên môn pháp lý nhất định, quý khách sẽ vô cùng khó khăn và lúng túng trong việc chuẩn bị những tài liệu này và khiến hồ sơ rất dễ bị từ chối, khi đó sẽ phải nộp lại phí nhà nước và thời gian làm hồ sơ kéo dài.

THIÊN DI đã tiếp nhận nhiều trường hợp trước đó khách hàng đã tự đăng ký công bố mỹ phẩm phải bỏ dỡ trong quá trình thực hiện vì gặp phải các khó khăn sau:

• Đối với thành phần hồ sơ: doanh nghiệp chưa nắm được thành phần hồ sơ công bố mỹ phẩm hoặc giấy tờ tài liệu chưa hợp lệ theo yêu cầu của cơ quan chuyên môn như chưa hợp pháp hóa lãnh sự, chưa chứng thực chữ ký, chưa đầy đủ các nội dung bắt buộc, …

=> Dẫn đến phải làm lại hoặc bổ sung thêm hồ sơ tài liệu làm thời gian kéo dài làm thay đổi kế hoạch kinh doanh.

Ví dụ: Trong trường hợp trên giấy chứng nhận lưu hành tự do trong hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu không nêu rõ tên và địa chỉ có nhà sản xuất thì doanh nghiệp buộc phải bổ sung giấy chứng nhận thực hành sản xuất tốt (GMP) hoặc giấy chứng nhận ISO.

• Đối với quy trình thực hiện: chưa có. Quy trình nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu trên hệ thống khá phức tạp cần phải cài đặt nhiều chương trình và sử dụng chữ ký số để nộp hồ sơ. Trường hợp: khi xử lý các thông báo yêu cầu sửa đổi bổ sung của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp thường lúng túng không xác định được hướng giải quyết vì chưa có kinh nghiệm.

=> Doanh nghiệp phải mất nhiều thời gian xử lý và phải nộp lại hồ sơ nhiều lần, có thể không nộp được và cần sự hỗ trợ của bộ phần kỹ thuật.

• Đối với chi phí: Doanh nghiệp chưa nắm được các trường hợp được phép gộp hồ sơ công bố mỹ phẩm mà thực hiện công bố từng sản phẩm. Trường hợp trong sản phẩm có chứa chất cấm hoặc vượt quá nồng độ cho phép sử dụng hay sửa đổi bổ sung chưa đáp ứng theo yêu cầu của cơ quan nhà nước, hồ sơ có thể bị từ chối.

=> Tốn kém chi phí nộp lệ phí nhà nước, phải nộp hồ sơ công bố mới và nộp lại lệ phí nhà nước, thời gian làm hồ sơ kéo dài, tiền hàng đã trả nhà sản xuất bị đọng vốn dẫn đến hiệu suất kinh doanh kém.

Vì những khó khăn trên mà các doanh nghiệp thường phải bỏ dở hồ sơ công bố mỹ phẩm hoặc thay đổi dự định tự thực hiện công bố mỹ phẩm. Vì vậy quý khách có thể liên hệ tới những công ty có dịch vụ công bố mỹ phẩm để nhận được sự hỗ trợ, hướng dẫn từ Chuyên gia của công ty có trình độ chuyên môn cao trong lĩnh vực đăng ký công bố sản phẩm mỹ phẩm như THIÊN DI sẽ giúp quý khách chuẩn bị các loại hồ sơ cần thiết.

4. Dịch vụ làm công bố mỹ phẩm THIÊN DI

THIÊN DI là một trong những công ty hàng đầu cung cấp dịch vụ công bố mỹ phẩm. THIÊN DI đã phục vụ hàng ngàn khách hàng và nhận được những đánh giá, phản hồi tích cực về dịch vụ.

Dưới đây là lý do thuyết phục bạn chọn THIÊN DI để thực hiện công bố mỹ phẩm

• Là đơn vị có uy tín đang thực hiện công bố cho nhiều nhãn hàng nổi tiếng như The Face Shop, Pharmacity, Circle, …

• Thiên Di là đơn vị uy tín được hiệp hội mỹ phẩm các nước đưa lên website của hiệp hội để giới thiệu cho các nhà máy xuất khẩu mỹ phẩm sang Việt Nam và giới thiệu tới các đơn vị ở Việt Nam có nhu cầu nhập khẩu mỹ phẩm sản xuất ở nước ngoài.

• Chúng tôi đã đăng ký thành công hơn 10.000 sản phẩm mỹ phẩm và hàng ngàn thương hiệu mỹ phẩm tại Việt Nam.

• Thiên Di cung cấp dịch vụ trọn gói cho doanh nghiệp ngành mỹ phẩm từ thành lập công ty (hoặc hộ kinh doanh), bảo hộ logo, thương hiệu, xin mã vạch cho sản phẩm, thiết kế bao bì sản phẩm, dịch vụ đăng ký lưu hành mỹ phẩm, xin giấy phép quảng cáo cho mỹ phẩm. Đến với Thiên Di, Quý Khách sẽ có giải phép trọn gói giúp Khách Hàng tiết kiệm thời gian tập trung cho hoạt động kinh doanh.

• Thiên Di nhận được rất nhiều chứng thực chất lượng từ các Công ty (tổ chức) đã sử dụng dịch vụ công bố chất lượng (đăng ký lưu hành mỹ phẩm) tại Việt Nam.

• Đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao; có nhiều cố vấn liên quan đến lĩnh vực công bố mỹ phẩm

• Thời gian thực hiện nhanh gọn

• Tư vấn triệt để, đưa ra các giải pháp chuyên sâu

• Chi phí phù hợp với chất lượng tư vấn

Một số chứng thực chất lượng dịch vụ làm giấy công bố mỹ phẩm được đánh giá thực tiễn từ khách hàng dành cho THIÊN DI:

- Đánh giá từ CÔNG TY TNHH TM_DV HƯƠNG LONG

- Đánh giá từ CÔNG TY TNHH CMATE VINA

Đến với THIÊN DI, chúng tôi cung cấp dịch vụ công bố mỹ phẩm trọn gói – hiệu quả – dịch vụ tận nơi. Mọi thắc mắc, tư vấn dịch vụ vui lòng liên hệ chúng tôi theo thông tin:

5. Thông tin liên hệ

Địa chỉ: Số 36 đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP.HCM

Điện thoại: 028.6293 9377 – 0868. 083683- 0981 317 075

Email: info@luatthiendi.com

Website: luatthiendi.com