Quy trình onboarding nhân viên mới chi tiết và hiệu quả nhất

Quy trình onboarding là sự kết hợp các hoạt động đào tạo hội nhập nhằm chào đón và giúp nhân viên mới làm quen với môi trường làm việc. Tuy nhiên, để đảm bảo sự thành công của quy trình tiếp nhận nhân sự mới, nhà quản lý cần có kế hoạch và quy trình cụ thể. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn các bước xây dựng quy trình onboarding hiệu quả.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình tiếp nhận nhân sự mới khác nhau. Phù hợp với hoạt động và hình thức kinh doanh của mình. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo các bước cơ bản hình thành nên một quá trình giới thiệu nhân viên mới dưới đây:

1. Xác định mục tiêu quy trình onboarding

Để triển khai quá trình onboarding một cách hiệu quả, nhà quản lý cần phối hợp chặt chẽ với phòng nhân sự hoặc bộ phận tuyển dụng để xác định những tiêu chí và giá trị cốt lõi cần thiết. Ví dụ:

- Xác định thời điểm bắt đầu mùa tuyển dụng nhân viên.

- Xác định thông tin quan trọng mà nhân viên sẽ quan tâm.

- Định rõ chính sách, thủ tục và quy định mà nhân viên cần nắm rõ.

- Xác định thông tin mà bạn có thể chia sẻ với nhân viên.

- Lên kế hoạch các hoạt động giúp nhân viên mới hòa nhập vào đội nhóm của bạn.

- Xác định người đồng hành cùng nhân viên trong quá trình Onboarding.

- Đặt ra mục tiêu cụ thể cho nhân viên mới.

Việc xác định những yếu tố trên sẽ giúp đảm bảo quá trình Onboarding diễn ra một cách suôn sẻ và mang lại kết quả tốt cho cả nhân viên và doanh nghiệp.

2. Gửi thư xác nhận và chào mừng

Sau khi kết thúc quá trình phỏng vấn, bộ phận tuyển dụng cần gửi cho ứng viên một thư xác nhận chính thức. Thư này không chỉ thể hiện sự chào mừng mà còn cung cấp thông tin cơ bản về ngày bắt đầu làm việc. Việc này giúp ứng viên cảm thấy được đánh giá cao và chuẩn bị sẵn sàng cho ngày khởi đầu công việc mới.

3. Tổ chức chuyến thăm văn phòng đầu tiên

Buổi tham quan văn phòng đóng vai trò quan trọng nhất đối với nhân viên mới. Bởi đó là lần đầu tiên họ chính thức trải nghiệm môi trường làm việc và trở thành thành viên của tổ chức. Một môi trường thích hợp không chỉ tạo ra sự phấn khởi mà còn khơi nguồn động lực cho nhân viên trong hành trình mới của họ.

Hơn nữa, hãy sắp xếp cho nhân viên mới có cơ hội gặp gỡ và làm quen với đồng nghiệp mà họ sẽ làm việc cùng trong tương lai. Đồng thời, giới thiệu tổng quan về không gian làm việc. Bố trí các phòng ban và giới thiệu chức năng của từng phòng làm việc trong công ty.

4. Đào tạo định hướng

Orientation thường diễn khoảng 1 đến 2 ngày trong tuần làm việc đầu tiên. Các hoạt động sẽ diễn ra trong buổi đào tạo định hướng - Orientation là: giới thiệu về tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp,…

5. Theo dõi quy trình diễn ra

Bộ phận nhân sự hoặc quản lý trực tiếp cần duy trì việc theo dõi quy trình onboarding một cách liên tục để đảm bảo hiệu quả và tuân thủ kế hoạch. Việc theo dõi liên tục cũng mang lại cơ hội để bạn đưa ra phản hồi phù hợp cho nhân viên, tránh tình trạng hiểu lầm và thiếu sót kiến thức không cần thiết.

6. Điều chỉnh kế hoạch phù hợp

Thời gian thực hiện quy trình onboarding thường kéo dài từ 3 tháng đến tối đa 1 năm. Tuỳ thuộc vào khả năng tiếp thu của nhân viên và kế hoạch của doanh nghiệp. Do đó, nhà quản lý có thể linh hoạt điều chỉnh thời gian hội nhập sao cho phù hợp nhất, nhằm tiết kiệm chi phí và tận dụng tối đa năng suất của nhân viên.

7. Xây dựng lộ trình phát triển trong tương lai

Điều mà nhân viên quan tâm là lộ trình phát triển của mình sau khi hoàn thành quy trình Onboarding. Nhà quản lý cần cung cấp phản hồi chân thật nhất và hỗ trợ nhân viên xác định hướng phát triển sự nghiệp. Nếu nhân viên không đáp ứng được kỳ vọng của công ty hoặc ngược lại, thì đó cũng là thời điểm mà họ nhận ra rằng môi trường này không phù hợp với mình.

Quy trình onboarding nhân viên mới không chỉ đơn thuần là tạo ra những slide PowerPoint đẹp mắt, mà còn là tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên tại doanh nghiệp.