Thủ tục đăng ký mã số mã vạch theo quy định mới nhất

Trong thời đại số hóa, mã số mã vạch giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa hiệu quả. Thêm vào đó còn giúp sản phẩm có mặt trên siêu thị, sàn thương mại điện tử và xuất khẩu quốc tế. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ thủ tục theo đúng quy định của GS1 Việt Nam. Bài viết dưới đây của UCC Việt Nam sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước đăng ký mã số mã vạch giúp bạn dễ dàng hoàn tất thủ tục nhanh chóng và hợp pháp.

Thủ tục đăng ký mã số mã vạch theo quy định mới nhất

1. Thủ tục đăng ký mã số mã vạch theo quy định GS1 Việt Nam 

Theo quy định của GS1 Việt Nam – đơn vị thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (TCĐLCL). Tất cả doanh nghiệp, tổ chức sản xuất – kinh doanh hàng hóa tại Việt Nam khi muốn in mã vạch lên sản phẩm để quản lý hoặc phân phối ra thị trường đều phải thực hiện thủ tục đăng ký mã số mã vạch.

Thủ tục này giúp doanh nghiệp được cấp quyền sử dụng mã doanh nghiệp GS1. Từ đó tạo mã sản phẩm (GTIN) hợp pháp, có thể quét và nhận diện trên toàn cầu.

Cụ thể, quy trình bao gồm 3 nội dung chính:

• Chuẩn bị hồ sơ theo mẫu quy định.
• Nộp hồ sơ đến Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hoặc Chi cục TCĐLCL địa phương trực tiếp hoặc qua hệ thống trực tuyến.
• Đóng lệ phí cấp mới mã số mã vạch, chờ xét duyệt và được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.

Khi hoàn tất, doanh nghiệp sẽ nhận được:

• Mã doanh nghiệp GS1 (Company Prefix) để tự gán mã cho từng sản phẩm.
• Tài khoản truy cập hệ thống GS1 Việt Nam để quản lý, cập nhật và duy trì mã vạch hằng năm.

2. Căn cứ pháp lý và cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ

2.1. Căn cứ pháp lý

Việc đăng ký, cấp và quản lý mã số mã vạch tại Việt Nam được quy định rõ tại các văn bản pháp luật sau:

• Nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31/12/2008 của Chính phủ. Quy định chi tiết việc quản lý và sử dụng mã số mã vạch.
• 
  
• Thông tư số 232/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính. Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cấp và duy trì mã số mã vạch.
• 
  
• Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ. Ban hành quy định về cấp, sử dụng và quản lý mã số mã vạch.
• 
  
• Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7407:2023 (thay thế TCVN 7407:2003). Hệ thống mã số mã vạch GS1 – nguyên tắc cấu trúc và phân bổ mã.

2.2. Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký mã số mã vạch

Cơ quan chủ quản:

• Tổng cục Tiêu chuẩn – Đo lường – Chất lượng. Thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ – cơ quan quản lý nhà nước về mã số mã vạch tại Việt Nam.

Đơn vị trực tiếp tiếp nhận và xử lý hồ sơ:

Trung tâm Mã số Mã vạch Quốc gia (GS1 Việt Nam)

• Địa chỉ: Số 8 Hoàng Quốc Việt, quận Cầu Giấy, Hà Nội
• Website: https://gs1vn.org.vn/https://dichvucong.gov.vn
• Trực tiếp hoặc qua bưu điện. Nộp về Trung tâm Mã số Mã vạch Quốc gia hoặc các Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn – Đo lường – Chất lượng (QUATEST 1, 2, 3) được ủy quyền trên toàn quốc.
• 
  

3. Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch

3.1 Thành phần hồ sơ đăng ký mã số mã vạch 

Theo Điểm a Khoản 1 Điều 7 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN, hồ sơ đăng ký mã số mã vạch gồm có:

Đơn đăng ký sử dụng mã số mã vạch

• Theo mẫu do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng ban hành (Mẫu quy định tại Phụ lục II – Thông tư 10/2020/TT-BKHCN).
• Ghi rõ thông tin doanh nghiệp, loại mã đăng ký (GS1, GLN, GTIN…), số lượng mã dự kiến sử dụng.

Bản đăng ký danh mục các sản phẩm sử dụng mã GTIN

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc Giấy phép hộ kinh doanh cá thể) – có xác nhận của doanh nghiệp.

Giấy ủy quyền hoặc hợp đồng dịch vụ (nếu doanh nghiệp ủy quyền cho đơn vị tư vấn, đại lý làm hồ sơ).

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch

Tải đơn đăng ký mã số mã vạch tại đây: Đơn đăng ký

3.2 Thời gian xử lý hồ sơ

Theo Cổng dịch vụ công quốc gia, thời gian xử lý hồ sơ sẽ tùy vào các trường hợp như sau:

• Trường hợp hồ sơ không đầy đủ theo quy định trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ. Cơ quan thường trực về mã số, mã vạch thông báo cho tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ để sửa đổi, bổ sung.
• Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ đóng các khoản phí theo quy định. Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận mã số mã vạch.
• Thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận không quá 03 năm kể từ ngày cấp.

4. Quy trình đăng ký mã số mã vạch

Bước 1: Kê khai thông tin trực tuyến

• Doanh nghiệp cần truy cập vào hệ thống đăng ký GS1 Việt Nam.
• Tại đây, bạn tiến hành đăng ký tài khoản cho doanh nghiệp và kê khai các thông tin cần thiết.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ giấy

Bước 3: Nộp hồ sơ và nộp phí

• Nơi nộp: Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký GS1 Việt Nam.Hoặc gửi qua đường bưu điện.
• Nộp phí: Nộp phí cấp mã số mã vạch và phí duy trì hàng năm theo quy định của Bộ Tài chính. Doanh nghiệp có thể nộp tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Bước 4: Nhận mã số tạm thời và kê khai sản phẩm

• Sau khi nộp hồ sơ và hoàn thành các khoản phí, doanh nghiệp sẽ được cấp một tài khoản trên hệ thống vnpc.gs1.gov.vn.
• Bạn sẽ nhận được mã số mã vạch tạm thời để sử dụng trong khi chờ cấp giấy chứng nhận chính thức.
• Sử dụng tài khoản này, doanh nghiệp tiến hành kê khai thông tin chi tiết của từng sản phẩm trên hệ thống. Đảm bảo việc truy xuất nguồn gốc được thực hiện khi quét mã vạch.

Bước 5: Cấp Giấy chứng nhận và sử dụng mã

• Hồ sơ của doanh nghiệp sẽ được thẩm định trong vòng 5 ngày làm việc.
• Nếu hồ sơ hợp lệ, GS1 Việt Nam sẽ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch chính thức cho doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng mã số mã vạch đã được cấp để tạo và in lên sản phẩm.

Quy trình đăng ký mã số mã vạch

5. Cách nhận kết quả và sử dụng mã sau khi đăng ký

Sau khi có Giấy chứng nhận và mã số – mã vạch được cấp, các bước sử dụng như sau:

Kê khai thông tin sản phẩm lên cơ sở dữ liệu

• Đăng nhập vào hệ thống của GS1 (ví dụ hệ thống VNPC) bằng tài khoản đã được cấp.
• Kê khai thông tin sản phẩm: tên sản phẩm, mô tả, nhóm sản phẩm, hình ảnh, GTIN…
• Việc khai báo này giúp: thông tin sản phẩm được tra cứu, minh bạch cho thị trường.

Gắn mã vạch lên bao bì sản phẩm

• Sau khi được cấp mã, doanh nghiệp in mã vạch lên bao bì/hàng hóa theo tiêu chuẩn. Và theo đúng mã doanh nghiệp, mã sản phẩm đã đăng ký.
• Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định sử dụng. Không dùng mã vạch sai mục đích. Phải cập nhật khi có thay đổi thông tin doanh nghiệp sản phẩm.

Gia hạn – duy trì hiệu lực

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch có hiệu lực tối đa 3 năm từ ngày cấp.
• Doanh nghiệp phải đóng phí duy trì sử dụng mã số mã vạch mỗi năm.

6. Kết luận

Việc nắm rõ thủ tục đăng ký mã số mã vạch giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí. Và tránh sai sót trong quá trình xin cấp mã. Nếu bạn cần tư vấn, hỗ trợ hồ sơ hoặc đóng lệ phí cấp mới, duy trì mã vạch. Hãy liên hệ UCC Việt Nam để được hướng dẫn chi tiết, đảm bảo hồ sơ hợp lệ và nhận kết quả nhanh chóng.