Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thành lập văn phòng đại diện (VPĐD) cho một công ty Đài Loan; muốn đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam, kinh doanh về hoa quả, trái cây nhập khẩu? Khi đó, cần đáp ứng yêu cầu gì? Thủ tục như thế nào? DL&A hướng dẫn cụ thể như sau:

Điều kiện thương nhân nước ngoài thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài đáp ứng các điều kiện sau:

1.    Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

2.    Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

3.    Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

4.    Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

5.    Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép 

– Sở công thương tỉnh

– Sở công thương thành phố trực thuộc Trung Ương

Quy trình, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Các bước thành lập:

Bước 1: Cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành từ 15 – 20 ngày làm việc;

Bước 2: Khắc dấu tròn của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc;

Bước 3: Mở tài khoản ngân hàng cho Văn phòng đại diện

Thời hạn hoàn thành: 1 ngày

Bước 4: Cấp Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 2 – 5 ngày làm việc

Trình tự thành lập (đăng ký):

– Người thực hiện thủ tục: Đại diện thương nhân nước ngoài hoặc người được ủy quyền;

– Nơi nộp hồ sơ: Sở Công thương tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

– Thời hạn nhận kết quả:

+ Trường hợp sau khi thụ lý hồ sơ, nếu cần bổ sung, điều chỉnh hồ sơ cho hợp lệ cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo cho thương gia nước ngoài;

+ Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ; Sở Công thương hoàn thành việc thẩm định và cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;

* Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp pháp luật nước ngoài có quy định thời hạn Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài;

Thời hạn hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc;

Lưu ý

Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép các trường hợp sau đây:

1.    Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên;

2.    Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam;

3.    Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập VPĐD;

4.    Có bằng chứng cho thấy việc thành lập gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường;

5.    Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép;

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

1.    Đơn đề nghị cấp giấy phép, (Mẫu MĐ-1 ban hành kèm theo Thông tư số 11/2016/TT-BCT);

2.    Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;

3.    Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD của công ty nước ngoài;

4.    Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

5.    Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu VPĐD;

6.    Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở VPĐD bao gồm:

– Hợp đồng thuê văn phòng và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp, cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);

– Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở VPĐD công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật;

Lưu ý: các tài liệu cần dịch công chứng và hợp pháp hoá lãnh sự:

– Tài liệu cần hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng: Giấy đăng ký kinh doanh;

– Tài cần dịch ra Tiếng Việt và công chứng:

+ Hộ chiếu của người đứng đầu VPĐD;

+ Điều lệ công ty;

+ Báo cáo tài chính có kiểm toán; hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế; hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất;

Căn cứ pháp lý:

– Luật Doanh nghiệp 2014;

– Luật Thương mại năm 2005;

– Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

– Thông tư số 11/2016/TT-BCT hướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh nhằm mục đích sinh lời; mà chỉ được thực hiện các hoạt động sau:

– Liên lac, cập nhật thông tin với công ty mẹ;

– Tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại;

– Một số hoạt động mà pháp luật Việt Nam cho phép;

Trên đây là những phân tích một số lưu ý về thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam. Nếu trong quá trình nghiên cứu có khó khăn hoặc thắc mắc xin liên hệ DL&A.

Công ty TNHH DL&A Law Firm and Tax Agent

Địa chỉ: Số 27 , ngõ 79 Đội Cấn, phường Đội Cấn, quận Ba Đình, tp Hà Nội

Hotline: (+84) 243 999 6788

Gmail: dla.lawfirm@gmail.com