Cách lọc trùng trong google sheet nhanh chóng

Khi làm việc với bảng tính, dữ liệu trùng lặp có thể xuất hiện do nhập liệu nhiều lần, tổng hợp từ nhiều nguồn hoặc sao chép thông tin. Nếu không được kiểm tra, dữ liệu trùng có thể ảnh hưởng đến kết quả tính toán, báo cáo và quá trình quản lý thông tin.

Google Sheets cung cấp nhiều cách để nhận diện và xử lý dữ liệu trùng. Tùy vào mục đích, bạn có thể chỉ đánh dấu để kiểm tra, tạo một danh sách không trùng hoặc kết hợp hàm với bộ lọc để chủ động kiểm soát dữ liệu.

Vì sao nên lọc dữ liệu trùng trong Google Sheet?

Dữ liệu bị lặp không chỉ khiến bảng tính trở nên khó theo dõi mà còn có thể làm sai lệch kết quả khi tổng hợp. Chẳng hạn, một khách hàng xuất hiện nhiều lần trong danh sách có thể khiến số lượng khách hàng thực tế bị tính cao hơn.

Việc kiểm tra và lọc dữ liệu trùng giúp bảng tính:

Hạn chế sai lệch khi tính tổng, đếm số lượng hoặc lập báo cáo.

Dễ dàng phát hiện những thông tin được nhập nhiều lần.

Giữ dữ liệu rõ ràng, thuận tiện cho việc quản lý và cập nhật.

Tiết kiệm thời gian khi xử lý những bảng tính có nhiều dòng dữ liệu.

Tuy nhiên, không phải trường hợp nào dữ liệu trùng cũng cần xóa. Nếu cần kiểm tra trước khi thay đổi dữ liệu gốc, bạn có thể sử dụng cách tô màu. Nếu muốn tạo một danh sách mới chỉ gồm các giá trị duy nhất, hàm UNIQUE sẽ phù hợp hơn.

Khám phá chi tiết cách xử lý dữ liệu trên Google Sheets.

3 cách lọc trùng trong Google Sheet đơn giản

Tô màu dữ liệu trùng bằng Conditional formatting

Đây là cách phù hợp khi bạn muốn nhận diện dữ liệu trùng mà chưa cần xóa hoặc thay đổi nội dung trong bảng.

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần kiểm tra. Trên thanh menu, chọn Định dạng (Format) rồi chọn Định dạng có điều kiện (Conditional formatting).

Bước 2: Trong bảng quy tắc xuất hiện ở bên phải, tại mục Quy tắc định dạng, chọn Công thức tùy chỉnh là (Custom formula is).

Nhập công thức:

=COUNTIF(A:A;A1)>1

Sau đó lựa chọn màu nền hoặc màu chữ để đánh dấu các ô bị trùng và nhấn Đã xong (Done).

Bước 3: Kiểm tra lại bảng tính. Những dữ liệu xuất hiện từ hai lần trở lên sẽ được đánh dấu bằng màu đã thiết lập.

Nếu Google Sheets đang sử dụng định dạng công thức với dấu phẩy, hãy thay dấu chấm phẩy bằng dấu phẩy:

=COUNTIF(A:A,A1)>1

Trong đó, bạn cần thay cột A bằng cột chứa dữ liệu thực tế.

Lọc dữ liệu trùng bằng hàm UNIQUE

Hàm UNIQUE giúp tạo một danh sách mới chỉ bao gồm những giá trị không trùng lặp. Cách này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn giữ nguyên dữ liệu ban đầu và xử lý kết quả ở một khu vực khác.

Bước 1: Chọn một ô trống bên ngoài bảng dữ liệu và nhập:

=UNIQUE(A2:B8)

Bạn thay A2:B8 bằng vùng dữ liệu thực tế cần xử lý.

Bước 2: Nhấn Enter. Google Sheets sẽ tự động tạo một danh sách mới với các giá trị duy nhất.

Nếu cần chuyển danh sách kết quả sang một vị trí khác, bạn có thể sử dụng Chỉ dán giá trị (Paste values only) bằng tổ hợp phím Ctrl + Shift + V. Cách này giúp giữ lại kết quả mà không phụ thuộc vào công thức ban đầu.

Kết hợp COUNTIF với bộ lọc

Khi muốn phân biệt rõ dữ liệu duy nhất và dữ liệu bị trùng, bạn có thể kết hợp hàm COUNTIF với bộ lọc.

Bước 1: Tại một ô trống bên cạnh dòng dữ liệu đầu tiên, nhập:

=COUNTIF(A:A;A1)=1

Công thức sẽ trả về TRUE nếu giá trị chỉ xuất hiện một lần và FALSE nếu giá trị đó bị trùng.

Bước 2: Nhấn Enter, sau đó kéo công thức xuống để áp dụng cho toàn bộ các dòng dữ liệu.

Bước 3: Tạo một hàng tiêu đề cho cột công thức nếu bảng dữ liệu chưa có tiêu đề.

Bước 4: Bôi đen vùng dữ liệu, chọn Dữ liệu (Data) rồi chọn Tạo bộ lọc (Create a filter).

Bước 5: Nhấn biểu tượng bộ lọc tại cột công thức.

Chọn TRUE để hiển thị các dữ liệu không trùng.

Chọn FALSE để kiểm tra các dữ liệu bị trùng.

Bước 6: Google Sheets sẽ lọc và hiển thị những dòng đáp ứng điều kiện đã chọn.

Kết luận

Lọc dữ liệu trùng trong Google Sheet là thao tác cần thiết khi làm việc với bảng tính có nhiều thông tin. Tùy mục đích, bạn có thể dùng Conditional formatting để nhận diện dữ liệu, hàm UNIQUE để tạo danh sách không trùng hoặc kết hợp COUNTIF với bộ lọc để kiểm tra từng nhóm dữ liệu.

Việc lựa chọn đúng phương pháp sẽ giúp quá trình xử lý dữ liệu nhanh hơn, hạn chế sai sót và giữ cho bảng tính dễ quản lý. Đặc biệt, trước khi xóa dữ liệu trùng, nên kiểm tra kỹ để tránh loại bỏ những thông tin thực sự cần thiết.

Adsplus.vn 

Cảm ơn bạn đã xem bài viết này. Hãy cập nhật thêm các bài viết từ Adsplus để biết thêm những thông tin mới nhất về Marketing. Và các Tips chạy quảng cáo hiệu quả. 

• Tham khảo các khóa học Google Ads, Facebook Ads tại guru.edu.vn
• Tham khảo các gói setup tài khoản quảng cáo Google Ads, Facebook Ads tại 1ad.vn
• Cập nhật tin tức, kinh nghiệm Digital Marketing nhanh – chuẩn tại đây