Google forms và microsoft forms: nên dùng nền tảng nào?

Khi cần tạo biểu mẫu trực tuyến, hai cái tên được nhắc đến nhiều nhất thường là Google Forms và Microsoft Forms. Thoạt nhìn, cả hai đều có những tính năng khá giống nhau nhưng, mỗi nền tảng lại có những điểm mạnh riêng và sẽ phù hợp với từng nhu cầu sử dụng khác nhau. Trong bài viết này, MHG sẽ so sánh Google Form và Microsoft Form từ góc độ người dùng thực tế, giúp bạn dễ dàng lựa chọn công cụ phù hợp thay vì chỉ nhìn vào danh sách tính năng.

Google Forms và Microsoft Forms là gì?

Google Forms và Microsoft Forms đều là những công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến, nhưng thuộc hai hệ sinh thái khác nhau. Google Forms là một phần của Google Workspace, nổi bật với giao diện đơn giản và khả năng đồng bộ với Google Drive, Google Sheets hay Google Classroom. Trong khi đó, Microsoft Forms thuộc Microsoft 365, ngoài việc tạo khảo sát, bài kiểm tra và biểu mẫu đăng ký, còn được tích hợp với Excel, Microsoft Teams và SharePoint, giúp doanh nghiệp dễ dàng thu thập, quản lý và phân tích dữ liệu. 

Google Forms và Microsoft Forms có sự khác nhau như thế nào?

Cả Google Forms và Microsoft Forms đều đáp ứng tốt nhu cầu tạo khảo sát, biểu mẫu đăng ký hay thu thập phản hồi. Tuy nhiên, mỗi nền tảng được phát triển để phục vụ một hệ sinh thái khác nhau, vì vậy trải nghiệm sử dụng cũng có một số điểm khác biệt đáng chú ý.

• Về giao diện, Google Forms có thiết kế đơn giản, dễ làm quen và cho phép tùy chỉnh giao diện với nhiều chủ đề khác nhau. Trong khi đó, Microsoft Forms sở hữu giao diện hiện đại, tối giản, được tối ưu để mang lại trải nghiệm liền mạch trong hệ sinh thái Microsoft 365.
• Về mức độ dễ sử dụng, Google Forms phù hợp với hầu hết người dùng, kể cả những người chưa từng tạo biểu mẫu trước đây. Microsoft Forms cũng rất dễ sử dụng, đặc biệt với những người thường xuyên làm việc trên các ứng dụng như Word, Excel, Outlook hay Teams.
• Về mẫu biểu mẫu, Google Forms cung cấp nhiều mẫu có sẵn dành cho khảo sát, đăng ký sự kiện, bài kiểm tra và giáo dục. Microsoft Forms cũng có các mẫu phổ biến nhưng số lượng chưa đa dạng bằng Google Forms.
• Về khả năng chia sẻ, cả hai nền tảng đều cho phép chia sẻ biểu mẫu thông qua liên kết hoặc email. Tuy nhiên, Microsoft Forms có lợi thế khi có thể chia sẻ trực tiếp trong Microsoft Teams, giúp việc thu thập phản hồi nội bộ trở nên thuận tiện hơn.
• Về phân quyền và quản lý truy cập, Google Forms cho phép giới hạn người trả lời thông qua tài khoản Google. Trong khi đó, Microsoft Forms hỗ trợ quản lý quyền truy cập linh hoạt hơn nhờ tích hợp với Microsoft 365 và Microsoft Entra ID, phù hợp với các tổ chức và doanh nghiệp có yêu cầu quản trị cao.
• Về khả năng cộng tác, Google Forms hỗ trợ nhiều người cùng chỉnh sửa biểu mẫu thông qua Google Drive. Microsoft Forms cũng cho phép cộng tác nhưng được tích hợp chặt chẽ với Teams, SharePoint và OneDrive, giúp làm việc nhóm hiệu quả hơn.
• Về phân tích kết quả, Google Forms đồng bộ trực tiếp với Google Sheets để xử lý và trực quan hóa dữ liệu. Microsoft Forms cho phép xuất dữ liệu sang Excel và tận dụng các công cụ phân tích có sẵn trong Microsoft 365.
• Về khả năng tích hợp, Google Forms hoạt động hiệu quả trong hệ sinh thái Google Workspace như Drive, Docs, Sheets và Gmail. Ngược lại, Microsoft Forms được thiết kế để kết nối chặt chẽ với Teams, Outlook, Excel, SharePoint cùng nhiều dịch vụ khác của Microsoft 365.
• Về bảo mật, cả hai đều đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật của nền tảng tương ứng. Tuy nhiên, Microsoft Forms được bổ sung thêm nhiều tính năng quản trị, kiểm soát truy cập và bảo mật dành cho doanh nghiệp khi sử dụng Microsoft 365.
• Về AI hỗ trợ, Google Forms có thể kết hợp với Gemini trong hệ sinh thái Google để nâng cao hiệu suất làm việc. Microsoft Forms hỗ trợ Microsoft Copilot trên các gói Microsoft 365 tương thích, giúp tạo biểu mẫu, phân tích dữ liệu và đưa ra gợi ý nhanh chóng.
• Về chi phí, cả Google Forms và Microsoft Forms đều miễn phí cho các nhu cầu sử dụng cơ bản. Nếu cần thêm các tính năng nâng cao, người dùng có thể đăng ký Google Workspace hoặc Microsoft 365 để mở rộng khả năng quản lý, cộng tác và bảo mật.

Dựa trên những đánh giá thực tế như trên có thể thấy rằng, không có công cụ nào "tốt hơn" một cách tuyệt đối. Nếu bạn đã sử dụng Google Workspace thì Google Forms sẽ mang lại trải nghiệm liền mạch hơn. Ngược lại, nếu doanh nghiệp đang làm việc trên Microsoft 365, Microsoft Forms sẽ là lựa chọn hợp lý vì tận dụng được toàn bộ hệ sinh thái sẵn có.

Tham khảo thông tin phần mềm Microsoft 365 bản quyền tại MHG

Nếu muốn tìm hiểu sâu hơn về Microsoft Forms và Google Forms hoặc các gói Microsoft 365, bạn có thể tham khảo thêm một số tài liệu từ MHG. Mình thấy nội dung được trình bày khá dễ hiểu, từ cách sử dụng Microsoft Forms, so sánh các gói license đến hướng dẫn tích hợp với Teams và những ứng dụng khác trong hệ sinh thái Microsoft. Ngoài ra, MHG còn có các điểm nổi bật như sau:

• Đa dạng các gói Microsoft 365 và Microsoft Teams: Cung cấp đầy đủ các gói bản quyền từ Microsoft Teams Essentials, Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium đến các gói Enterprise như Microsoft 365 E3 và E5. Nhờ đó, doanh nghiệp ở mọi quy mô đều có thể dễ dàng lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu sử dụng.
• Hỗ trợ xác định license phù hợp: Tư vấn lựa chọn gói bản quyền dựa trên mô hình hoạt động, nhu cầu cộng tác, yêu cầu bảo mật và ngân sách của doanh nghiệp. Điều này giúp tối ưu chi phí đầu tư, tránh đăng ký các gói có nhiều tính năng không cần thiết hoặc thiếu những dịch vụ quan trọng phục vụ công việc.
• Đồng hành trong quá trình thiết lập ban đầu: Hỗ trợ từ khâu tạo tenant, cấp phát tài khoản người dùng, cấu hình email doanh nghiệp đến thiết lập Microsoft Teams và kết nối với Outlook, OneDrive, SharePoint cùng các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Microsoft 365.
• Tư vấn về quản trị và bảo mật: Hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc an toàn bằng cách thiết lập chính sách phân quyền, quản lý tài khoản người dùng, cấu hình xác thực đa yếu tố (MFA) và áp dụng các biện pháp bảo vệ dữ liệu theo tiêu chuẩn của Microsoft 365, góp phần giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc rò rỉ thông tin.
• Hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình sử dụng: Đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình vận hành, hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến tài khoản, cấp phép, Microsoft Teams hoặc các ứng dụng Microsoft 365 khác.
• Thủ tục đăng ký bản quyền minh bạch: Quy trình đăng ký và kích hoạt bản quyền rõ ràng, nhanh chóng, đi kèm đầy đủ hóa đơn VAT và các chứng từ cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý chi phí, đối soát chứng từ và đảm bảo tuân thủ các quy định về sử dụng phần mềm bản quyền.

Kết luận

Google Forms và Microsoft Forms đều là những công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến hiệu quả, nhưng mỗi nền tảng sẽ phù hợp với một hệ sinh thái và nhu cầu sử dụng khác nhau. Theo mình, nếu doanh nghiệp đã sử dụng Microsoft 365 thì Microsoft Forms sẽ giúp tận dụng tốt hơn các công cụ như Teams, Outlook hay Excel. Nếu muốn tìm hiểu thêm về Microsoft Forms, các gói Microsoft 365 hoặc cách triển khai trong doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo thêm tại MHG để có thêm góc nhìn trước khi lựa chọn. 

Thông tin liên hệ: MHG - Công ty Cổ phần Tập đoàn HVN Văn phòng:

• Hà Nội: Tầng 25 ROX Tower, 136 Hồ Tùng Mậu, Phú Diễn, Hà Nội.
• TP. HCM: 30 Trương Văn Bang, Bình Trưng Tây, TP. HCM.
• Website: MHG
• Hotline: 024.9999.7777