Microsoft Teams là gì? Có nên sử dụng cho doanh nghiệp không?

Khi nhắc đến các công cụ làm việc trực tuyến, nhiều người thường nghĩ đến Zoom, Google Meet hoặc Slack. Tuy nhiên, Microsoft Teams lại được phát triển theo một hướng khác khi không chỉ hỗ trợ họp trực tuyến mà còn tích hợp nhắn tin, chia sẻ tài liệu và cộng tác nhóm trên cùng một nền tảng.

Nếu bạn đang tìm hiểu Microsoft Teams là gì, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ tính năng, các gói đăng ký cũng như đối tượng phù hợp với nền tảng này.

Microsoft Teams là gì?

Microsoft Teams là nền tảng cộng tác thuộc hệ sinh thái Microsoft 365. Thay vì chỉ phục vụ các cuộc họp trực tuyến, Teams cho phép người dùng:

• Trò chuyện cá nhân hoặc theo nhóm.
• Họp video và gọi thoại.
• Chia sẻ tệp và làm việc cùng lúc trên Word, Excel, PowerPoint.
• Quản lý nhóm, dự án và lịch làm việc.
• Kết nối trực tiếp với Outlook, OneDrive, SharePoint và nhiều ứng dụng Microsoft khác.

Nhờ vậy, mọi cuộc trao đổi và tài liệu đều được tập trung trên một nền tảng thay vì phải sử dụng nhiều phần mềm khác nhau.

Microsoft Teams có những tính năng nổi bật nào?

Trò chuyện và nhắn tin

Người dùng có thể nhắn tin riêng hoặc theo nhóm, tạo các Channel cho từng phòng ban hoặc dự án. Toàn bộ lịch sử trò chuyện đều được lưu lại để dễ dàng tìm kiếm khi cần.

Họp trực tuyến

Teams hỗ trợ tạo cuộc họp, chia sẻ màn hình, ghi hình cuộc họp, phụ đề trực tiếp (Live Captions) và mời người bên ngoài tham gia nếu cần.

Chia sẻ tài liệu

Các thành viên có thể cùng chỉnh sửa Word, Excel hoặc PowerPoint theo thời gian thực mà không cần gửi file qua email. Dữ liệu được lưu trên OneDrive hoặc SharePoint nên luôn đồng bộ.

Tích hợp Microsoft 365

Teams hoạt động liền mạch với Outlook, OneDrive, SharePoint, Planner, To Do, Microsoft Forms... giúp doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả hơn.

Bảo mật

Đối với doanh nghiệp, Microsoft Teams hỗ trợ quản lý người dùng, phân quyền truy cập và nhiều tính năng bảo mật thông qua hệ sinh thái Microsoft 365.

Làm việc trên nhiều thiết bị

Teams có mặt trên Windows, macOS, Android, iPhone/iPad và phiên bản web, giúp người dùng chuyển đổi giữa các thiết bị mà vẫn giữ nguyên dữ liệu và lịch sử làm việc.

Các gói Microsoft Teams hiện nay

Microsoft Teams Free (Miễn phí)

Phù hợp với cá nhân hoặc nhóm nhỏ. Người dùng có thể chat, họp trực tuyến cơ bản, chia sẻ tệp và cộng tác trên phiên bản web của Microsoft 365.

Microsoft Teams Essentials (Khoảng 61.000 VNĐ/người dùng/tháng)

Bao gồm toàn bộ tính năng của Teams Free, họp tối đa 30 giờ với 300 người tham gia, 10 GB lưu trữ đám mây/người dùng, hỗ trợ Live Captions và nhiều tính năng quản lý cuộc họp hơn.

Microsoft 365 Business Basic (Khoảng 89.000 VNĐ/người dùng/tháng)

Ngoài Teams còn bao gồm Exchange Online, OneDrive 1 TB, SharePoint cùng Word, Excel và PowerPoint phiên bản web, phù hợp với doanh nghiệp cần email và lưu trữ dữ liệu.

Microsoft 365 Business Standard (Khoảng 299.000 VNĐ/người dùng/tháng)

Bổ sung bộ Office cài đặt trên máy tính (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Microsoft Loop, Clipchamp và các công cụ phục vụ cộng tác chuyên nghiệp.

Microsoft 365 Business Premium (Khoảng 659.000 VNĐ/người dùng/tháng)

Dành cho doanh nghiệp có yêu cầu cao về bảo mật, bổ sung Microsoft Intune, Microsoft Entra ID, Microsoft Defender for Business, BitLocker và nhiều tính năng quản trị nâng cao.

Doanh nghiệp nên chọn gói nào?

Nếu nhu cầu chủ yếu là họp trực tuyến và trao đổi công việc thì Teams Essentials đã đáp ứng khá tốt.

Trong trường hợp doanh nghiệp cần email theo tên miền, bộ Office bản quyền, lưu trữ đám mây và các tính năng bảo mật thì nên cân nhắc các gói Microsoft 365 Business vì mang lại nhiều tiện ích hơn so với việc chỉ sử dụng Microsoft Teams.

Kết luận

Microsoft Teams không chỉ là phần mềm họp trực tuyến mà còn là nền tảng cộng tác toàn diện dành cho doanh nghiệp và tổ chức. Với khả năng kết nối nhiều dịch vụ trong hệ sinh thái Microsoft 365, Teams giúp nâng cao hiệu quả làm việc nhóm, quản lý tài liệu và trao đổi công việc trên cùng một nền tảng.

Nếu bạn đã từng sử dụng Microsoft Teams, hãy chia sẻ trải nghiệm hoặc đánh giá của mình để mọi người cùng tham khảo.

Tham khảo thêm: https://mhg.com.vn/microsoft-teams-la-gi/