Khi tìm hiểu về Microsoft Teams, nhiều người thường băn khoăn liệu có nên mua riêng Teams hay lựa chọn các gói Microsoft 365 đi kèm. Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp sẽ có nhu cầu khác nhau. Có đơn vị chỉ cần một nền tảng để họp trực tuyến và trao đổi công việc, trong khi nhiều doanh nghiệp lại muốn tích hợp thêm email doanh nghiệp, lưu trữ đám mây và bộ Office để làm việc đồng bộ.

Nếu bạn cũng đang tìm hiểu trước khi đăng ký, dưới đây là một số thông tin có thể giúp bạn lựa chọn dễ dàng hơn.

Microsoft Teams là gì?

Microsoft Teams là nền tảng cộng tác thuộc hệ sinh thái Microsoft 365. Phần mềm này cho phép người dùng nhắn tin, họp trực tuyến, gọi video, chia sẻ tệp và làm việc nhóm trên cùng một ứng dụng.

Điểm mạnh của Microsoft Teams là khả năng kết nối với các dịch vụ như Outlook, OneDrive, SharePoint, Word, Excel và PowerPoint. Nhờ đó, mọi dữ liệu và cuộc trao đổi được tập trung tại một nơi thay vì phải sử dụng nhiều phần mềm khác nhau.

Microsoft Teams có những tính năng gì?

Trò chuyện và làm việc nhóm

Người dùng có thể nhắn tin cá nhân hoặc theo nhóm, tạo các kênh (Channels) cho từng phòng ban hoặc dự án. Toàn bộ lịch sử trao đổi đều được lưu lại để dễ dàng tìm kiếm khi cần.

Họp trực tuyến

Microsoft Teams hỗ trợ tạo cuộc họp trực tuyến, gọi video, chia sẻ màn hình và lên lịch họp. Một số gói còn hỗ trợ ghi lại cuộc họp và phụ đề trực tiếp (Live Captions).

Cộng tác trên tài liệu

Teams được tích hợp với OneDrive và SharePoint nên nhiều người có thể cùng chỉnh sửa Word, Excel hoặc PowerPoint theo thời gian thực mà không cần gửi nhiều phiên bản qua email.

Quản lý công việc

Ngoài họp và nhắn tin, Teams còn có thể kết nối với Planner, To Do, Microsoft Forms và nhiều ứng dụng khác để giao việc, theo dõi tiến độ và quản lý dự án.

Bảo mật

Đối với doanh nghiệp, Microsoft Teams hỗ trợ quản lý người dùng, phân quyền truy cập và nhiều tính năng bảo mật thông qua Microsoft 365, giúp việc quản lý dữ liệu trở nên an toàn hơn.

Các gói Microsoft Teams hiện nay

Hiện nay Microsoft cung cấp nhiều phiên bản khác nhau để phù hợp với từng nhu cầu sử dụng.

Microsoft Teams Free

Miễn phí cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ.

Bao gồm:

• Chat cá nhân và nhóm.
• Họp trực tuyến cơ bản.
• Chia sẻ tệp.
• Sử dụng Microsoft 365 phiên bản web.

Microsoft Teams Essentials

Khoảng 61.000 VNĐ/người dùng/tháng.

Phù hợp với doanh nghiệp cần họp trực tuyến chuyên nghiệp hơn.

Bao gồm:

• Họp tối đa 300 người.
• Thời lượng họp dài hơn.
• Lưu trữ đám mây.
• Live Captions.
• Các tính năng cộng tác nâng cao.

Microsoft 365 Business Basic

Khoảng 89.000 VNĐ/người dùng/tháng.

Ngoài Microsoft Teams còn có:

• Email doanh nghiệp Exchange Online.
• OneDrive 1 TB.
• SharePoint.
• Word, Excel và PowerPoint phiên bản web.

Microsoft 365 Business Standard

Khoảng 299.000 VNĐ/người dùng/tháng.

Bổ sung thêm:

• Bộ Office cài đặt trên Windows và Mac.
• Outlook Desktop.
• Microsoft Loop.
• Clipchamp.
• Các công cụ cộng tác nâng cao.

Microsoft 365 Business Premium

Khoảng 659.000 VNĐ/người dùng/tháng.

Ngoài toàn bộ tính năng của Business Standard còn có:

• Microsoft Intune.
• Microsoft Entra ID.
• Microsoft Defender for Business.
• Quản lý thiết bị.
• Bảo mật nâng cao.

Nên mua Microsoft Teams riêng hay Microsoft 365?

Nếu doanh nghiệp chỉ cần họp trực tuyến và trao đổi công việc thì Teams Essentials là lựa chọn khá phù hợp.

Ngược lại, nếu cần email doanh nghiệp, lưu trữ đám mây, bộ Office bản quyền và các tính năng bảo mật thì các gói Microsoft 365 Business thường mang lại nhiều giá trị hơn vì đã tích hợp sẵn Microsoft Teams cùng nhiều dịch vụ khác.

Do đó, trước khi lựa chọn, bạn nên xác định rõ nhu cầu sử dụng để tránh đăng ký gói có quá nhiều hoặc quá ít tính năng.

Một vài lưu ý trước khi đăng ký

Theo kinh nghiệm của nhiều doanh nghiệp, khi lựa chọn Microsoft Teams nên quan tâm đến một số vấn đề như:

• Có cần email doanh nghiệp hay không.
• Có cần cài Office trên máy tính hay chỉ dùng bản web.
• Quy mô người dùng hiện tại và khả năng mở rộng sau này.
• Nhu cầu về bảo mật và quản lý thiết bị.
• Chi phí sử dụng theo tháng hoặc theo năm.

Việc xác định rõ các tiêu chí này sẽ giúp lựa chọn gói phù hợp và tránh phát sinh chi phí không cần thiết.

Kết luận

Microsoft Teams không chỉ là một phần mềm họp trực tuyến mà còn là nền tảng cộng tác dành cho doanh nghiệp, giúp kết nối trao đổi công việc, chia sẻ tài liệu và quản lý nhóm trên cùng một hệ thống.

Nếu đang cân nhắc giữa Teams Essentials và các gói Microsoft 365 Business, bạn nên so sánh kỹ các tính năng đi kèm để lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế.

Tham khảo thêm: https://mhg.com.vn/mua-microsoft-teams/